گزارش بودجه در برابر عملکرد؛ چهار قالب نمایش
وقتی مدیریت می‌پرسد «نسبت به بودجه چطور بودیم؟» چه چیزی نشان می‌دهید؟ جدول کامل انحراف‌ها، یک نمودار دونات با یک درصد بزرگ، یا نمودار آبشاری؟ هیچ پاسخ یگانه‌ای نیست، چون هر قالب به پرسشی متفاوت جواب می‌دهد. در این نوشته چهار قالب اول گزارش بودجه در برابر عملکرد را مرور می‌کنیم؛ از ساده‌ترین جدول تا نمودارهای شهودی.
قالب اول؛ صورت سود و زیان مقایسه‌ای
این گزارش پایه است و بسیاری از قالب‌های دیگر عددشان را از آن می‌گیرند. صورت سود و زیان را در سرفصل‌های کلی خلاصه می‌کنید تا مجبور نباشید همه‌ی حساب‌ها را ببینید. هر سطر عملکرد واقعی را با سه مبنا مقایسه می‌کند: بودجه، دوره‌ی قبل و سال قبل. برای هر مقایسه هم مبلغ و هم درصد انحراف می‌آید.
مبلغ می‌گوید چقدر فاصله دارید و درصد می‌گوید آن فاصله چقدر مهم است. تفسیر هر کدام به‌تنهایی گمراه‌کننده است؛ درصد، مبلغ و نسبت را باید با هم دید.
قاعده‌ی علامت انحراف
یک قاعده باید در کل جدول ثابت باشد: انحراف مطلوب همیشه مثبت و انحراف نامطلوب همیشه منفی است. برای درآمد، انحراف برابر است با «واقعی منهای بودجه». اما برای هزینه فرمول برعکس می‌شود: «بودجه منهای واقعی». بدین ترتیب هزینه‌ی بیشتر از بودجه منفی دیده می‌شود و کسی در خواندن گیج نمی‌شود.
قالب دوم؛ نمای شاخص‌های کلیدی
این نما به هشت شاخص اصلی محدود است و کسب‌وکار را در یک صفحه نشان می‌دهد. هر شاخص همان سه مقایسه (بودجه، دوره‌ی قبل، سال قبل) را دارد، با این تفاوت که انحراف مطلوب سبز و نامطلوب قرمز می‌شود و یک پیکان بالا یا پایین جهت تغییر را نشان می‌دهد.
پیکان‌ها از قالب‌بندی سفارشی اعداد می‌آیند، نه از فرمول جداگانه. در اکسل با نگه‌داشتن Alt و تایپ ۳۰ پیکان بالا و با ۳۱ پیکان پایین درج می‌شود و می‌توان آن را در قالب عدد به کار برد. برای انتخاب شاخص‌ها انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد کمک می‌کند.
قالب سوم؛ نمودار دونات
دو قالب اول برای جزئیات خوب‌اند اما چیزی کم دارند: تصویری که در یک نگاه بگوید چه خبر است. نمودار دونات عملکرد در برابر بودجه را به‌صورت یک درصد در مرکز نشان می‌دهد و رنگ آن با مطلوب یا نامطلوب بودن انحراف خودکار عوض می‌شود.
رنگ چگونه خودبه‌خود تغییر می‌کند؟ ترفند این است که به‌جای دو سری داده، چهار سری در نمودار بگذارید. یک جفت فقط وقتی مقدار می‌گیرد که به بودجه رسیده‌اید و جفت دیگر فقط وقتی که نرسیده‌اید. سری غیرفعال صفر است و دیده نمی‌شود.
قالب چهارم؛ ستون عملکرد با خط بودجه
شاید ساده‌ترین نمودار از این هشت قالب همین باشد: ستون مقدار واقعی را نشان می‌دهد و یک خط کوتاه افقی، بودجه را. در یک نگاه معلوم است بالاتر از هدف هستید یا پایین‌تر و چقدر.
این نمودار یک نقطه‌ی کور دارد: نمی‌گوید بالاتر از بودجه بودن خوب است یا بد. درآمد بیشتر از بودجه عالی است ولی هزینه‌ی بیشتر از بودجه نه. پس همین‌جا بهتر است جدولی کنارش بگذارید که بودجه، عملکرد و انحراف را کنار هم و با رنگ سبز یا قرمز نشان دهد.
چطور قالب مناسب را انتخاب کنیم؟
پیش از ساخت گزارش، مخاطب و پرسش او را مشخص کنید. مدیرعاملی که فقط می‌خواهد بداند ماه خوب بوده یا بد، به دونات یا نمای شاخص‌ها نیاز دارد. مدیر مالی که باید علت را پیدا کند، به صورت مقایسه‌ای با سه مبنا احتیاج دارد. مسئول یک واحد هم معمولاً فقط عدد خودش را می‌خواهد.
چند توصیه‌ی عملی برای همه‌ی قالب‌ها:
- همه‌ی گزارش‌ها از یک منبع داده بخوانند تا اعداد در قالب‌های مختلف با هم نخواند.
- بودجه و عملکرد واقعی هر ماه به‌روز شوند؛ گزارش قدیمی از نبودن گزارش بدتر است.
- هر نمودار یک پیام داشته باشد و عنوانش همان پیام را بگوید.
- قاعده‌ی علامت و رنگ در همه‌ی قالب‌ها یکسان بماند.
جدول مقایسه‌ی چهار قالب
| قالب | بهترین کاربرد | نقطه‌ضعف |
|---|---|---|
| صورت سود و زیان مقایسه‌ای | جزئیات و پایه‌ی گزارش‌های دیگر | خواندن آن زمان‌بر است |
| نمای شاخص‌ها | خلاصه‌ی یک‌صفحه‌ای | جزئیات ندارد |
| دونات | پیام سریع به مدیریت | فقط یک عدد را نشان می‌دهد |
| ستون با خط بودجه | مقایسه‌ی بصری هدف و واقعی | جهت مطلوب را نمی‌گوید |
برای شروع تحلیل علت‌ها هم می‌توانید به تحلیل بودجه در برابر عملکرد برگردید.
پرسش‌های متداول
کدام قالب برای جلسه‌ی مدیریت بهتر است؟
معمولاً ترکیب: نمای شاخص‌ها یا دونات برای تصویر کلی، و صورت مقایسه‌ای به‌عنوان پیوست برای هر پرسشی که پیش می‌آید.
چرا باید علامت انحراف هزینه را برعکس کنیم؟
برای اینکه علامت مثبت همیشه یعنی خبر خوب. بدون این قاعده در یک جدول مثبت گاهی خوب و گاهی بد می‌شود.
رنگ‌بندی سبز و قرمز کافی است؟
کافی نیست. بعضی افراد رنگ‌ها را تشخیص نمی‌دهند، پس پیکان یا علامت هم کنار رنگ بگذارید.
جمع‌بندی
هر قالب گزارش بودجه به یک پرسش پاسخ می‌دهد: جدول جزئیات، نمای شاخص‌ها تصویر کلی، دونات پیام سریع و ستون با خط بودجه فاصله‌ی تا هدف را نشان می‌دهد. با یک قاعده‌ی ثابت علامت و رنگ‌بندی درست، مدیریت بدون ترجمه‌ی شما هم می‌فهمد کجا از بودجه دور شده‌اید.