بدون شناخت عمیق از چگونگی کار کسب‌وکار، یک کارشناس یا مدیر مالی نمی‌تواند تأثیر واقعی بگذارد؛ فقط عدد جمع می‌کند و گزارش می‌دهد. شناخت کسب‌وکار، که به انگلیسی «Business Acumen» می‌گویند، مهارتی است که می‌توان آن را آموخت. در این یادداشت چهار تاکتیک عملی برای ساختنش را مرور می‌کنیم: پیوند دادن مالی به عملیات، دنبال‌کردن انحراف، دسترسی به داده و معاشرت حرفه‌ای.
چرا شناخت کسب‌وکار مهم است؟
مدیران عملیاتی به کسی گوش می‌دهند که زبان کارشان را بفهمد. اگر فقط درباره‌ی نسبت‌های مالی حرف بزنید، گفت‌وگو سطحی می‌ماند. اما اگر بدانید چرا فروش یک محصول در یک فصل خاص بالا می‌رود یا چه چیزی روی هزینه‌ی تأمین اثر می‌گذارد، پیشنهادهایتان وزن پیدا می‌کند. شناخت بهتر کسب‌وکار همچنین پیش‌بینی را دقیق‌تر می‌کند، چون محرک‌های واقعی را می‌شناسید.
تاکتیک اول: مالی را به عملیات پیوند دهید
از چیزی شروع کنید که می‌دانید: صورت سود و زیان و ترازنامه. هر ردیف هزینه‌ای را که مسئولش هستید جداگانه بررسی کنید و بپرسید:
- این ردیف چگونه به موفقیت شرکت کمک می‌کند؟
- هدف مرتبط با آن چیست؟
- موفقیت این ردیف چطور تعریف، اندازه‌گیری و پیگیری می‌شود؟
این کار را در جزئی‌ترین سطح معقول سلسله‌مراتب حساب‌ها انجام دهید؛ سطحی که با پیچیدگی شرکت شما هماهنگ باشد. اگر مسئول درآمد هم هستید، فروش را در ریزترین سطح ممکن، ترجیحاً به تفکیک محصول یا گروه محصول، ببینید. سپس بپرسید:
- چه روند و فصلی‌بودنی در هر خط درآمد دیده می‌شود و چرا؟
- شرکای کاری چگونه می‌خواهند روند را تقویت یا معکوس کنند؟
- چه اقدام‌هایی را قبلاً امتحان کرده‌اند و نتیجه چه بوده؟
- از چه معیارهایی برای دریافت نشانه‌ی زودهنگام اثر فروش استفاده می‌کنند؟
- امسال (یا سال بعد) چه کار متفاوتی قصد دارند بکنند؟
تاکتیک دوم: انحراف را دنبال کنید
دنبال‌کردن انحراف یعنی درباره‌ی «پس چه؟»ی فاصله‌ی عملکرد واقعی با انتظار با شرکای بین‌واحدی گفت‌وگو کنید. این گفت‌وگوها پنجره‌ای به عملکرد درونی کسب‌وکارند. فقط اعلام نکنید که هزینه ۸ درصد بالاتر است؛ بپرسید چه اتفاقی افتاد و اگر ادامه یابد چه می‌شود. با تحلیل انحراف بودجه و عملکرد می‌توانید این گفت‌وگو را ساختار بدهید.
تاکتیک سوم: داده را دموکراتیک کنید
برای پیداکردن شاخص‌های پیش‌رو و بهتر کردن پیش‌بینی باید معیارهای عملیاتی را به اعداد مالی وصل کنید. برای این کار به منابع داده‌ای نیاز دارید که شرکای کاری استفاده می‌کنند. از آن‌ها بخواهید به شما هم دسترسی بدهند و با این داده‌ها فهم خودتان را آزمون کنید.
ممکن است مدیران واحدها از اشتراک داده نگران باشند. دو دلیل رایج: ترس از اینکه داده برای کاهش بودجه یا لغو پروژه به‌کار رود، و این تصور که شما داده را اشتباه می‌فهمید. راه رفع نگرانی ساده است: تا پیش از بحث با شرکای بین‌واحدی، نتیجه‌گیری را منتشر نکنید. برای مثال شاخص‌های پیش‌رو، یادداشت شاخص‌های پیش‌رو و داده‌ی تمیز را ببینید.
تاکتیک چهارم: معاشرت حرفه‌ای
در نهایت باید زمان بیشتری با همکاران بین‌واحدی بگذرانید تا بفهمید کسب‌وکار چگونه کار می‌کند. چند راه:
- شاگردی و همراهی با یک همکار در کارش
- داوطلب‌شدن در پروژه‌ها
- عضویت در کارگروه یا کمیته
- درخواست برای حضور در جلسه‌های واحدها
یک بار دیدار در ماه، همان‌طور که در بستن حساب ماهانه پیش می‌آید، کافی نیست. قاعده‌ی کلی: مهم‌ترین ذی‌نفعان را دست‌کم دو بار در ماه ببینید، و بهتر است هر هفته. اگر به نقش شریک کاری علاقه دارید، راهنمای شریک کاری مالی را ببینید.
یک برنامه‌ی چهارهفته‌ای ساده
هفته‌ی اول: برای هر ردیف هزینه‌ی خود سه پرسش تاکتیک اول را پاسخ دهید. هفته‌ی دوم: یک انحراف بزرگ را با مسئول مربوط تحلیل کنید. هفته‌ی سوم: فهرستی از داده‌های عملیاتی بسازید و درخواست دسترسی بدهید. هفته‌ی چهارم: دو جلسه‌ی معاشرت حرفه‌ای با دو واحد مختلف بگذارید. چهار هفته بعد، تصویر شما از کسب‌وکار محسوساً دقیق‌تر خواهد بود.
پرسش‌های متداول
شناخت کسب‌وکار را چقدر زمان می‌برد؟ مهارتی تدریجی است؛ با چند ماه تمرین منظم تغییر محسوسی می‌بینید.
اگر مدیران وقت نداشته باشند چه کنیم؟ جلسه‌های کوتاه ۱۵ دقیقه‌ای با دستور مشخص بگذارید و از سؤال‌های باز استفاده کنید.
آیا فقط برای مالی است؟ خیر؛ هر نقش پشتیبانی که با واحدهای عملیاتی کار می‌کند می‌تواند از این تاکتیک‌ها بهره ببرد.
از کجا شروع کنم؟ از ردیف‌های هزینه‌ای که خودتان مسئول آن‌ها هستید.
جمع‌بندی
شناخت کسب‌وکار با چهار تاکتیک ساخته می‌شود: پیوند مالی و عملیات، دنبال‌کردن انحراف، دسترسی مشترک به داده و معاشرت منظم با همکاران. هر کدام را به‌تدریج وارد کار روزانه کنید تا از گزارش‌دهنده‌ی عدد، به شریک تصمیم‌گیری تبدیل شوید.