نقش‌های واحد حسابداری؛ مدیر مالی، کنترلر و حسابدار

واحد حسابداری برای بیشتر مدیران و مالکان کسب‌وکار یک جعبه‌ی سیاه است. می‌دانند آن‌جا ثبت می‌شود و گزارش بیرون می‌آید، اما نمی‌دانند هر نفر دقیقاً چه می‌کند. شناخت درست نقش‌های واحد حسابداری کمک می‌کند نیروی مناسب را در جای مناسب بگذارید و از دو اشتباه رایج پرهیز کنید: پرداخت حقوق بالا به کسی که کار ساده می‌کند، و سپردن کار پیچیده به کسی که تجربه‌اش را ندارد.

چرا باید نقش‌ها را از هم تفکیک کرد؟

برای کسی که بازی گلف را ندیده، کار فقط زدن توپ سفید به داخل چاله است. اما کسی که وارد بازی می‌شود می‌فهمد چوب‌ها، زمین و شرایط هوا چقدر در نتیجه اثر دارند. حسابداری هم همین‌طور است. از بیرون «ثبت تراکنش و گرفتن گزارش» به نظر می‌رسد، اما زیر آن لایه‌های زیادی وجود دارد.

نکته‌ی مهم این است که هر نقش «نوع آدم» مخصوص خودش را می‌خواهد. مدیر مالی‌ای که غرق جزئیات حسابداری شود وقت کافی برای راهبرد نخواهد داشت. حسابرس داخلی‌ای که وسواس حسابداری نداشته باشد هم کارش را درست انجام نمی‌دهد. برای ساده‌تر شدن بحث، نقش‌ها را در چهار گروه می‌بینیم: رهبری، مدیریت و نظارت، کارکنان عملیاتی و کارکنان تخصصی.

رهبری: مدیر مالی و کنترلر

مدیر مالی (CFO)

عنوان «مدیر مالی» بار معنایی زیادی دارد و در هر شرکت چیز متفاوتی است. در شرکت بزرگ، او راوی اصلی داستان مالی سازمان است. در شرکت کوچک ممکن است هنوز مستقیماً بر تیم حسابداری نظارت کند و خودش درگیر کار روزمره باشد. بعضی مدیران مالی از مسیر حسابداری آمده‌اند و بعضی از بانکداری یا سرمایه‌گذاری، یعنی دانش حسابداری‌شان محدودتر است.

با وجود این تفاوت‌ها، وظایف اصلی تقریباً ثابت است:

• مشارکت در فرایند برنامه‌ریزی راهبردی شرکت
• ارائه‌ی جهت‌گیری مالی و نظارت بر همه‌ی فعالیت‌ها و واحدهای مالی
• مدیریت رابطه با شرکای مالی مانند سرمایه‌گذاران، هیئت‌مدیره، شرکت‌های حسابرسی و بانک‌ها
• نقش مسئول اصلی مدیریت ریسک در سازمان

از نظر مهارت، مدیر مالی باید هم متخصص مالی باشد، هم متفکر راهبردی، هم ارتباط‌گیر خوب و هم رهبر. جالب این‌که این نقش، از میان نقش‌های این فهرست، کمتر از همه «حسابداری محض» است. در واقع ابتدا راهبرد و جهت‌دهی است و بعد مالی.

کنترلر

کنترلر همان چیزی است که در برخی کشورها و در بخش دولتی «کامپترولر» می‌نامند؛ این دو معادل‌اند و بخش خصوصی تقریباً کاملاً به واژه‌ی کنترلر روی آورده است. اگر مدیر مالی به تصویر کلی نگاه می‌کند، دید کنترلر عمدتاً به عملیات واحد حسابداری محدود است. کارهای اصلی او:

• سرپرستی کارکنان حسابداری
• تدوین سیاست‌ها و رویه‌ها و اطمینان از رعایت آن‌ها
• تهیه‌ی گزارش‌های مالی

بسته به اندازه‌ی شرکت، کنترلر ممکن است در بودجه‌بندی و پیش‌بینی هم نقش داشته باشد و در پروژه‌هایی خارج از حسابداری، مثل ادغام و تملک، همکاری کند. برای تفاوت این نقش با نقش‌های دیگر مالی، نوشته‌ی حسابداری مالی و کنترلینگ؛ تفاوت‌ها را هم ببینید.

مدیریت و نظارت: حسابدار ارشد و مدیر حسابداری

این گروه کسانی هستند که از پله‌های حسابداری بالا آمده‌اند و هنوز «خودشان کار می‌کنند»، اما مسئولیت نظارت هم دارند. مثلاً در بستن ماهانه‌ی دفاتر، فهرست کنترل را بررسی و تأیید می‌کنند و کمتر خودشان اقلام فهرست را انجام می‌دهند. نقش آن‌ها در ایجاد توازن و کنترل متقابل مهم است، چون اغلب «چشم دوم» فرایندها هستند.

مدیر حسابداری

مدیر حسابداری از کنترلر تجربه‌ی کمتری دارد و معمولاً بازوی اجرایی او در واحد حسابداری است. اگر کنترلر مستقیماً مسئول گزارشگری مالی باشد، مدیر حسابداری مسئول کار تراکنشی و کارکنان تراکنشی است. او معمولاً قبلاً حسابدار ارشد بوده و می‌تواند در مسائل پیچیده‌تر حسابداری با کارکنان ارشد همکاری کند. کارش ترکیبی است: بخشی ثبت تراکنش، بخشی سرپرستی و بخشی حسابداری پیشرفته، و گاهی هم ترجمه‌ی مسائل برای مدیریت. هدفش این است که همه‌ی رویه‌ها رعایت شود و کارها روان پیش برود.

حسابدار ارشد

عنوان «حسابدار ارشد» اغلب بیشتر از سابقه‌ی کار خبر می‌دهد تا از تفاوت واقعی در وظیفه. گاهی کسی است که هنوز برای مدیر حسابداری شدن آماده نیست و گاهی کسی که کارهای بیشتری از حسابدار معمولی بر عهده گرفته. اگر مسئولیت سرپرستی داشته باشد، کار کارمندان حسابداری را هدایت می‌کند، چون «چرخه را دیده و می‌داند چه چیزی بهتر است». این جایگاه شبیه مدیریت میانی است، با این فرق که در حسابداری همه‌ی نقش‌ها، جز مدیر مالی، هنوز مستقیماً کار انجام می‌دهند.

کارکنان عملیاتی: حسابدار، کارمند حسابداری و دفتردار

اینان چرخ‌های واحد حسابداری را می‌چرخانند. وقتی رهبری عالی دارید اما نیروی عملیاتی ضعیف، سرانجام رهبران خودشان کارهای عملیاتی را انجام می‌دهند و حقوق بالایی که پرداخت می‌کنید فقط نیمی از ظرفیتش استفاده می‌شود. مشکل آن‌جاست که حقوق نیروی عملیاتی را اغلب پایین نگه می‌دارند.

حقوق پایین‌ِ شروع در حسابداری ممکن است باعث شود بهترین فارغ‌التحصیلان به رشته‌های دیگر بروند. نتیجه، تضعیف تدریجی کیفیت نیروی ورودی و بالا رفتن احتمال خطا در داده‌ها و گزارش‌هاست. اگر حاضر باشید حقوق مناسب بدهید، نیروی خوب می‌گیرید؛ در غیر این صورت نتیجه ممکن است متفاوت باشد.

حسابدار

حسابدار کارهای روزمره‌ی حسابداری، نگهداری دفتر کل و تطبیق حساب‌ها را انجام می‌دهد؛ یعنی کارهایی که به دانش حسابداری نیاز دارد. استانداردهای مشخص را رعایت می‌کند و در برخورد حسابداری اقلام با مدیریت هم‌فکری می‌کند. پیچیدگی کار به اندازه‌ی شرکت بستگی دارد و در شرکت‌های بزرگ می‌تواند بسیار تخصصی شود.

کارمند حسابداری (کلرک)

کارمند حسابداری موتور واحد است؛ بدون او کار «انجام نمی‌شود». وظایفش تراکنشی و اداری است و تمرکزش ثبت و نگهداری دقیق سوابق. بسته به حوزه‌اش ممکن است مسئول حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی یا حقوق و دستمزد باشد. با رشد اتوماسیون، بخشی از ورود دستی داده حذف می‌شود، که چیز خوبی است، چون وقت او را برای کارهای ارزشمندتری آزاد می‌کند:

• بازبینی دقت داده‌ها
• نگهداری منظم و در دسترس سوابق مالی
• ارتباط با تأمین‌کنندگان، مشتریان و واحدهای داخلی

کار این نقش معمولاً محدود و تکراری است و فقط کسی که هم دقت دارد و هم تکرار را تحمل می‌کند در آن می‌ماند.

دفتردار

دفتردار هم مثل مدیر مالی کمی مبهم است. همه‌ی دفترداران تراکنش را ثبت می‌کنند و گزارش ساده تهیه می‌کنند، اما بعضی کار تخصصی‌تر هم می‌کنند. این عنوان معمولاً در شرکتی دیده می‌شود که فقط یک نفر (اغلب بیرون از شرکت) حسابداری را انجام می‌دهد. برای کسب‌وکار کوچک، دفتردار کسی است که از مالک و کارکنان به اعداد آگاه‌تر است و امانت‌دار آن‌هاست؛ کارکردی ارزشمند. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک بعد از دفتردار، یک مدیر مالی پاره‌وقت بالای سرش می‌گذارند تا رهبری مالی داشته باشند. ترتیب استخدام را در انواع کار حسابداری و ترتیب استخدام ببینید.

نقش‌های تخصصی

با رشد شرکت، نیاز به تخصص هم پیدا می‌شود. چند نقش رایج:

• حسابدار مالیاتی: تهیه‌ی اظهارنامه‌های مالیاتی و اطمینان از رعایت مقررات
• حسابدار بهای تمام‌شده: تحلیل هزینه‌های تولید و عملیات در کسب‌وکارهای با ساختار هزینه‌ی پیچیده
• تحلیلگر مالی: تحلیل پیشرفته، تهیه‌ی بودجه و پیش‌بینی و تأمین داده برای مدیران
• حسابرس داخلی: ارزیابی کنترل‌های داخلی، حسابرسی مالی و عملیاتی و بررسی تبعیت از سیاست‌ها

مدرک حسابدار رسمی چه جایگاهی دارد؟

مدرک «حسابدار رسمی» (در آمریکا CPA) مجوز انجام حسابداری عمومی است؛ یعنی کسی که شرایط تحصیلی و تجربی را داشته و آزمون را گذرانده و می‌تواند صورت‌های مالی را تأیید کند و در برابر مرجع مالیاتی از موکل نمایندگی کند. نکته‌ی مهم: شرکت خصوصی شما برای مدیر مالی، کنترلر یا مدیر حسابداری لزوماً به این مدرک نیاز ندارد؛ هرچند برای حسابرسی و امور مالیاتی بله. مدرک نشان‌دهنده‌ی توانایی است، اما به‌تنهایی صلاحیت کافی نیست. سابقه‌ی حرفه‌ای معمولاً مهم‌تر است، چون بخش زیادی از آنچه در آزمون سنجیده می‌شود با وضعیت کسب‌وکار شما مرتبط نیست و ممکن است هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید. حتی شرکت‌هایی که حسابدار رسمی در استخدام دارند، برای حسابرسی و بخشی از کار مالیاتی به یک مؤسسه‌ی بیرونی نیاز دارند تا استقلال حفظ شود.

پرسش‌های متداول

تفاوت مدیر مالی و کنترلر چیست؟

مدیر مالی بیشتر به راهبرد، سرمایه، ریسک و ارتباط با شرکای مالی می‌پردازد، اما کنترلر روی عملیات حسابداری، سیاست‌ها و گزارشگری متمرکز است.

کوچک‌ترین تیم حسابداری از چه نقش‌هایی شکل می‌گیرد؟

معمولاً از یک دفتردار شروع می‌شود، سپس حسابدار یا کارمند تراکنش‌ها اضافه می‌شود و بعد نقش مدیر حسابداری یا کنترلر. رهبری مالی هم می‌تواند ابتدا پاره‌وقت باشد.

آیا هر مدیر مالی باید حسابدار رسمی باشد؟

نه. تجربه و تناسب نقش مهم‌تر از مدرک است، هرچند مدرک نشانه‌ی توانایی فنی است.

چرا حقوق نیروی عملیاتی اهمیت دارد؟

چون اگر نیروی عملیاتی ضعیف یا ناکافی باشد، رهبران ناچار می‌شوند کارهای عملیاتی انجام بدهند و دقت داده‌ها هم پایین می‌آید.

جمع‌بندی

هر نقش در واحد حسابداری هدف و پروفایل شخصی خودش را دارد. مدیر مالی راهبرد را هدایت می‌کند، کنترلر عملیات و گزارشگری را اداره می‌کند، مدیران و حسابداران ارشد نظارت و دوباره‌بینی می‌کنند و کارکنان عملیاتی پایه‌ی دقت داده‌ها را می‌سازند. شناخت این تفاوت‌ها هنگام استخدام، ساختن تیم و حتی انتخاب شغل کمک می‌کند. برای دید کلی‌تر درباره‌ی نقش این واحد، واحد حسابداری شریک کسب‌وکار را هم بخوانید.