انواع کار حسابداری و ترتیب استخدام در کسب‌وکار کوچک
از بیرون، واحد حسابداری شبیه جعبه‌ی سیاه است: رسید می‌دهید و گزارش می‌گیرید، ولی نمی‌دانید داخل چه می‌گذرد. برای ساختن یک تیم مالی درست، اول باید انواع کار حسابداری را بشناسید و بعد تصمیم بگیرید چه کسی را و به چه ترتیبی استخدام کنید. این نوشته هر دو را توضیح می‌دهد.
پنج دسته‌ی اصلی کار حسابداری
اگر حسابداری را فقط بدهکار و بستانکار بدانید، تصویر ناقصی دارید. کارهای این حوزه را می‌توان در پنج دسته جا داد:
- تراکنش
- گزارشگری
- تطبیق با قوانین و استانداردها
- راهبرد
- مالیات
هر دسته مهارت، سطح تجربه و زمان ورود متفاوتی به شرکت دارد؛ در ادامه یکی‌یکی می‌بینیم.
کار تراکنشی؛ پایه‌ی همه‌چیز
کار تراکنشی یعنی انتقال درست اطلاعات از یک جا به جای دیگر. در کسب‌وکارهای کوچک معمولاً همه‌ی آن را «دفترداری» می‌نامند، اما از چند بخش تشکیل می‌شود:
- دفترداری: ثبت، دسته‌بندی و نگهداری تراکنش‌های مالی.
- حساب‌های پرداختنی: پردازش فاکتورهای خرید، پرداخت و مدیریت تأمین‌کنندگان.
- حساب‌های دریافتنی: صدور فاکتور برای مشتری، پیگیری دریافت و وصول مطالبات.
- حقوق و دستمزد: محاسبه و پرداخت حقوق و رعایت کسورات مالیاتی.
- تسویه‌ی هزینه‌ی کارکنان: بررسی و بازپرداخت هزینه‌هایی که کارکنان از جیب خود کرده‌اند.
در ابتدای عمر کسب‌وکار این کارها یک‌جا به یک نفر سپرده می‌شود. معمولاً دفترداری را فرد بیرونی بعد از وقوع تراکنش انجام می‌دهد، اما پرداخت‌ها و صدور فاکتور چون به شناخت درونی کسب‌وکار نیاز دارد، درون شرکت و اغلب با مالک می‌ماند. این نقش‌ها بیشتر سطح ورودی است، ولی نباید دست‌کمشان گرفت: هر کار دیگر مالی روی همین پایه بنا می‌شود.
گزارشگری؛ از صورت‌های مالی تا بستن حساب‌ها
گزارشگری مالی شناخته‌شده‌ترین شکلش صورت‌های ماهانه است: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد. وظیفه‌ی این بخش سه چیز است:
- اطمینان از درستی گزارش‌ها
- ارائه‌ی اطلاعات مفید در زمان مناسب
- تهیه‌ی گزارش‌های تحلیلی بیشتر در صورت درخواست مدیران
گزارش مالی فقط به‌اندازه‌ی تراکنش‌های زیرینش درست است. پس بازبینی لازم است. این بازبینی‌ها بخشی از فرایند «بستن حساب‌ها» هستند؛ یعنی مجموعه‌ای از گام‌ها که ثبت‌ها را دقیق و یکدست می‌کند. در بعضی شرکت‌ها بستن حساب ماهانه ۳۰ تا ۴۵ روز طول می‌کشد که معمولاً زیاد است. تیم‌های خوب آن را در چند روز یا حتی چند ساعت تمام می‌کنند.
یک راه کوتاه‌کردن این زمان، «بستن نرم» است: مدیران بدون ریزترین جزئیات، عددهای کلان را زودتر ببینند و جزئیات بعداً تکمیل شود. شرح بیشتر این فرایند را در بهبود فرایند بستن حساب پایان ماه بخوانید. بخش دوم گزارشگری، بینش مالی است: فهمیدن هدف مدیران و انتخاب داده و شیوه‌ی ارائه‌ای که خواندنش برایشان آسان باشد. این‌جا با کار FP&A هم‌پوشانی دارد.
تطبیق با قوانین و استانداردها
حسابداری قاعده‌محور است؛ قواعدش هم از اصول حسابداری می‌آید و هم از قوانین مالیاتی و استانداردها. در آمریکا مجموعه‌ی اصول پذیرفته‌شده‌ی حسابداری (GAAP) برای شرکت‌های بورسی اجباری است. شرکت‌های خصوصی الزامی به رعایتش ندارند، اما بانک‌ها و تأمین‌کنندگان بدهی گاهی آن را می‌خواهند. رعایت استاندارد هم صورت‌های مالی را در طول زمان و میان شرکت‌های هم‌صنعت قابل‌مقایسه می‌کند. با تفاوت‌های این دو رویکرد در GAAP و غیر GAAP آشنا شوید.
با این حال بیشتر کسب‌وکارهای کوچک صورت‌های کاملاً مطابق استاندارد تهیه نمی‌کنند، چون هزینه و تخصص لازم از فایده‌اش بیشتر است. کارهای این دسته:
- رعایت اصول و مقررات حسابداری
- کنترل‌های داخلی برای پیشگیری از خطا و تقلب
- حسابرسی داخلی و بیرونی برای بازبینی داده‌های گذشته
در ابتدای مسیر به نیروی ویژه‌ی این کار نیاز نیست، اما حسابدارهای اولیه باید با اصول پایه آشنا باشند.
راهبرد و مالیات
در دسته‌ی راهبرد، هم برنامه‌ریزی و تحلیل مالی (FP&A) قرار می‌گیرد و هم برنامه‌ریزی راهبردی سطح مدیر مالی. FP&A دو کار رو‌به‌جلو دارد: بودجه‌بندی و پیش‌بینی. چون گذشته بهترین راهنمای آینده است، این بخش با گزارشگری گذشته‌نگر هم‌پوشانی دارد. هدفش این است که بهترین داده را به مدیرانی بدهد که مسیر شرکت را تعیین می‌کنند. تیم FP&A چه می‌کند این نقش را مفصل‌تر شرح داده است.
در شرکت‌های کوچک همه‌ی کار راهبردی به دوش مالک می‌افتد، ولی دیدگاه‌های دیگر ضروری است. مدیر مالی رو‌به‌آینده زاویه‌ای می‌بیند که مالک به‌تنهایی نمی‌بیند.
مالیات نیز از مهم‌ترین بخش‌هاست، چون احتمالاً بزرگ‌ترین هزینه‌ی عمر کسب‌وکار است. اجزای آن عبارت‌اند از تکمیل و ارائه‌ی اظهارنامه‌ها، برنامه‌ریزی مالیاتی، بازبینی و حسابرسی، و پیگیری تغییر مقررات. کسب‌وکار کوچک بهتر است این بخش را تا حد ممکن به حسابدار رسمی بیرونی بسپارد و بار آن را بر دوش یک کارمند تصادفی نیندازد، مگر پیش‌تر در این حوزه تجربه داشته باشد.
ترتیب پیشنهادی استخدام
معمولاً ترتیبی که مفاهیم بالا معرفی شد، همان ترتیب استخدام است:
- دفتردار: اولین استخدام تقریباً همیشه این است؛ ابتدا بیرونی و بعد داخلی.
- حسابدار و کارشناس پرداختنی/دریافتنی: با رشد کسب‌وکار، یک یا چند نفر برای کار تراکنشی.
- حسابدار ارشد، سرپرست حسابداری یا کنترلر: مدیر نیروهای سطح ورودی و رابط میان حسابداری و بقیه‌ی واحدها.
- مدیر مالی پاره‌وقت: حتی زودتر، اگر پیچیدگی بالا رفته باشد.
نشانه‌های پیچیدگی:
- رشد سریع
- حاشیه سود کم
- نیاز سرمایه‌ای بزرگ
- حضور سرمایه‌گذار بیرونی
- گرفتن بدهی
وقتی چند نیروی تراکنشی دارید و شرکت سودآور است، زمان استخدام فرد مدیریتی یا مسئول تطبیق با قوانین رسیده است. این‌ها پیشنهادهای کلی‌اند. گاهی می‌توان یک نفر باتجربه‌تر را برای همه‌ی کارها آورد و کم‌کم زیردست به او اضافه کرد، یا کارهای حسابداری را به کارمند اداری سپرد تا نقش دوگانه داشته باشد.
پرسش‌های متداول
اولین استخدام مالی کیست؟
تقریباً همیشه دفتردار. او مسئول ثبت درست تراکنش‌هاست و بقیه‌ی گزارش‌ها روی کار او بنا می‌شود.
چه زمانی به مدیر مالی پاره‌وقت نیاز داریم؟
وقتی پیچیدگی بالا می‌رود: رشد سریع، حاشیه سود کم، نیاز سرمایه‌ای بزرگ، سرمایه‌گذار بیرونی یا بدهی. همچنین وقتی مالک می‌خواهد کار راهبردی را تنها پیش نبرد.
آیا کسب‌وکار کوچک باید مطابق GAAP گزارش بدهد؟
الزامی نیست مگر اینکه بانک یا شریک مالی بخواهد. بیشتر کسب‌وکارهای کوچک هزینه‌ی رعایت کامل را توجیه‌پذیر نمی‌دانند.
مالیات را خودمان انجام دهیم یا به بیرون بسپاریم؟
اگر نیاز تمام‌وقت ندارید، همکاری با حسابدار رسمی بیرونی عاقلانه‌تر است.
جمع‌بندی
کار حسابداری پنج وجه دارد: تراکنش، گزارشگری، تطبیق با قوانین، راهبرد و مالیات. شناخت این وجوه به شما کمک می‌کند ساختار تیم مالی را با اندازه و پیچیدگی کسب‌وکار هماهنگ کنید: اول دفتردار، بعد نیروهای تراکنشی، سپس سرپرست و در صورت لزوم مدیر مالی پاره‌وقت. اول وضعیت شرکت را با فهرست پیچیدگی‌ها بسنجید، بعد استخدام را برنامه‌ریزی کنید.