کاهش هزینه‌های کسب‌وکار؛ ۷ روش بدون آسیب به اعتماد تیم
وقتی سود کم می‌شود، اولین اهرمی که به آن دست می‌زنیم کاهش هزینه است، بی‌آنکه سراغ قیمت‌گذاری یا حاشیه‌ی سود برویم. کاهش هزینه ابزار قدرتمندی است، به شرطی که موقت و حساب‌شده باشد. در این نوشته می‌بینید چه زمانی سراغ آن بروید و هفت روش اجرایی برای صرفه‌جویی بدون از دست دادن اعتماد تیم کدام‌اند.
کاهش هزینه چه زمانی درست است؟
بهتر است کاهش هزینه را اقدامی موقت ببینید، نه شعاری دائمی. تمرکز مداوم بر بریدن هزینه می‌تواند نشانه‌ی کسب‌وکاری در مضیقه باشد و به جای بزرگ‌کردن کیک، فقط آن را کوچک‌تر می‌کند. پیش از آن، دو اهرم دیگر را هم بررسی کنید: افزایش قیمت و بهبود حاشیه‌ی سود ناخالص. برای این‌ها می‌توانید اهرم‌های افزایش سودآوری و چهار اهرم افزایش حاشیه سود ناخالص را ببینید.
با این حال، وقتی نوبت کاهش هزینه است، نحوه‌ی اجرا مهم است. هفت راه زیر کمک می‌کند هزینه را کم کنید بی‌آنکه اطمینان تیم از بین برود.
۱. ممیزی هزینه انجام دهید
منظور از ممیزی اینجا بازرسی ترسناک نیست؛ مرور دقیق هزینه‌های ۱۲ ماه گذشته است:
- همه‌ی تراکنش‌های ۱۲ ماه اخیر را استخراج کنید.
- دو برچسب اضافه کنید: ثابت یا متغیر، و ضروری یا غیرضروری.
- همه‌ی اشتراک‌ها و هزینه‌های تکرارشونده را فهرست کنید.
- هر ردیف را «حذف»، «بازبینی» یا «نگه‌داشتن» بزنید.
سپس برای ردیف‌های «بازبینی» مذاکره کنید تا معلوم شود حذف می‌شوند یا می‌مانند. بهتر است ذی‌نفعان را هم درگیر کنید تا مالکیت فرایند را احساس کنند.
۲. کارایی عملیات را بهینه کنید
شاید بگویید اگر راهی برای کارآمدتر شدن بود، انجامش می‌دادم. اما بخش مهمی از فرصت‌ها در نقاط کور است: نرم‌افزاری که پیگیری مطالبات را خودکار می‌کند و نیاز به جایگزینی یک نیروی اداری را از بین می‌برد، یا کارهای تکراری مستندنشده که هرگز خودکار نشده‌اند. برای پیدا کردن این فرصت‌ها:
- از کارکنان بپرسید چه چیزی را می‌توانند ساده‌تر کنند و بهبودها را پاداش بدهید. چند هدیه یا پاداش کوچک کافی است تا همه دنبال بهبود بگردند.
- از یک متخصص بیرونی با نگاه تازه کمک بگیرید.
- فرایندهای اصلی را روی نمودار جریان بکشید و بپرسید: این مرحله لازم است؟ چطور بهتر می‌شود؟
این کار هرگز تمام نمی‌شود.
۳. اختیارات هزینه‌کردن را بازنگری کنید
بدون توجه، هزینه‌کرد کارکنان می‌تواند از کنترل خارج شود. بازبینی کنید چه کسی اجازه‌ی چه کاری دارد و نمونه‌برداری موردی انجام دهید. همین بازبینی یادآوری می‌کند که هزینه‌کردن آگاهانه مهم است. دادن اختیار مناسب به کارکنان خوب است، ولی فقط وقتی که ساختار کنترلی درست وجود داشته باشد؛ برای نمونه، سیاست هزینه‌کرد در کسب‌وکار را ببینید.
۴. فعالیت‌های غیرهسته‌ای را برون‌سپاری کنید
برون‌سپاری فعالیت‌های پشتیبان هم هزینه را کم می‌کند و هم دسترسی به متخصصانی می‌دهد که استخدام‌شان به‌تنهایی مقرون‌به‌صرفه نیست. حسابداری، پشتیبانی فناوری، بازاریابی و منابع انسانی نمونه‌های رایج‌اند. یک یا دو نیروی اصلی نگه دارید و بقیه را برون‌سپاری کنید؛ نیروی داخلی مسئول مدیریت رابطه با پیمانکار می‌شود.
۵. قراردادها را دوباره مذاکره کنید
بسیاری از ما از درگیری بدمان می‌آید، ولی قراردادهای قدیمی گران‌تر تمام می‌شوند. آخرین بار کی با تأمین‌کننده مذاکره کرده‌اید؟ بیشتر فروشندگان خودشان پیشنهاد بهتر نمی‌دهند؛ باید بروید سراغشان.
- درباره‌ی کسب‌وکارتان بگویید و از آن‌ها بپرسید.
- بپرسید چه چیزی برایشان مهم است و نقاط شکست قیمتی (حجم‌هایی که قیمت پایین‌تر می‌آورند) کجاست.
- جایگزین‌ها را بررسی کنید.
- بعد مشخص بخواهید: «هزینه‌ی ما باید ۱۰ درصد کمتر شود؛ چطور می‌شود؟»
حتی اگر تخفیف نگرفتید، اطلاعات به دست می‌آورید. دست‌کم سالی یک بار با تأمین‌کنندگان کلیدی گفت‌وگو کنید.
۶. از فناوری استفاده کنید
بپرسید چه چیزی را می‌توان خودکار کرد و چه چیزی را به ابر منتقل کرد. گاهی ابر از نظر مبلغ گران‌تر است ولی زمان شما را آزاد می‌کند. چند نکته‌ی دیگر:
- یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، فرایندها را مستند و کار تیم را منظم می‌کند، اما آن را پیچیده نکنید.
- پروتکل ارتباطی روشن بگذارید: چه چیزی با ایمیل، چه چیزی با پیام‌رسان و چه چیزی با تماس تصویری.
- دسترسی به داده‌ها را ساده کنید؛ گزارش‌های سفارشی دیرهنگام یا ناموجود، به تصمیم بد می‌انجامد.
هزینه‌ی فناوری فقط پول بیرون‌رفته نیست؛ هزینه‌ی وقت کارکنانی که به روش قدیمی کار می‌کنند را هم حساب کنید.
۷. بازبینی منظم برقرار کنید
برنامه‌ی ثابتی برای مرور صورت‌های مالی و بررسی نمونه‌ای هزینه‌ها بگذارید. وقتی ریتم بازبینی داشته باشید، افزایش هزینه سریع دیده می‌شود و فرهنگی شکل می‌گیرد که دنبال صرفه‌جویی‌های کوچک است؛ این‌ها در طول زمان جمع می‌شوند. برای ادامه، ماندگار کردن صرفه‌جویی را هم ببینید.
پرسش‌های متداول
آیا باید همیشه دنبال کاهش هزینه باشیم؟
خیر. بهتر است کاهش هزینه اقدامی موقت باشد و در کنار آن قیمت‌گذاری و حاشیه‌ی سود هم بازبینی شود.
از کجا شروع کنم؟
از ممیزی هزینه‌ی ۱۲ ماه اخیر؛ چون نشان می‌دهد هزینه‌ها ثابت‌اند یا متغیر و کدام‌ها قابل حذف هستند.
برون‌سپاری همیشه ارزان‌تر است؟
نه. باید کیفیت، ریسک و نیاز به مدیریت پیمانکار را هم بسنجید. معیار تصمیم، ارزش کل است نه فقط مبلغ ماهانه.
چطور از ناراحتی تیم جلوگیری کنم؟
ذی‌نفعان را در فرایند شریک کنید، بهبودها را پاداش بدهید و درباره‌ی تصمیم‌هایی که بر کار روزمره‌ی کارکنان اثر می‌گذارد، دیرتر و محتاطانه‌تر عمل کنید.
جمع‌بندی
کاهش هزینه باید آگاهانه باشد، اما نه وسواسی. ممیزی هزینه، کارایی عملیات، کنترل اختیارها، برون‌سپاری، مذاکره‌ی قرارداد، فناوری و بازبینی منظم هفت ابزار عملی‌اند. در کارهای بی‌اثر بر کار روزمره‌ی کارکنان سریع باشید و در تصمیم‌هایی که بر آنان اثر می‌گذارد صبورتر؛ چون وسواس بر هزینه می‌تواند جابه‌جایی نیرو و استرس بی‌مورد بسازد.