ساختار تیم مالی؛ پنج دسته فعالیت و طراحی بی‌طرفانه
وقتی پرسیده می‌شود بودجه‌ریزی باید در کنترلینگ باشد یا در FP&A، یا پیش‌بینی نقد در خزانه‌داری بماند یا در برنامه‌ریزی، پاسخ یکسانی وجود ندارد. ساختار تیم مالی به کار واقعی بستگی دارد، نه به الگوی کلی. اما اصول مشترکی هست که با آن می‌توان مدل عملیاتی واحد مالی را طراحی کرد.
چرا الگوی سازمانی کلی کار نمی‌کند؟
دو شرکت را نمی‌توان یافت که واحد مالی کاملاً یکسانی داشته باشند. برای تصمیم باید پرسید:
- کسب‌وکار چگونه ساختار یافته است؟
- وظایف دقیق کدامند؟
- هر وظیفه اطلاعاتش را از کجا می‌گیرد و به کجا می‌دهد؟
- با کسب‌وکار و سیستم‌ها چطور تعامل دارد؟
هر فعالیت مالی در یکی از پنج دسته می‌گنجد. در تیم کوچک یک نفر چند دسته را انجام می‌دهد و در تیم بزرگ هر دسته چند نفر دارد. تشبیه خودرو برای فهم نقش‌ها مفید است.
دسته‌ی اول: عملیات مالی (موتور)
عملیات مالی چرخه‌های اصلی را اداره می‌کند: سفارش تا وصول، خرید تا پرداخت، مدیریت موجودی، ثبت تا گزارش و مدیریت نقد. وقتی خوب کار کند دیده نمی‌شود؛ وقتی خراب شود زندگی را سخت می‌کند: مطالبات معوق، تأمین‌کننده‌ی ناراضی، حفره در ترازنامه، پیش‌بینی نقد نامنظم و نبود اطلاعات برای تصمیم‌گیری.
این بخش درباره‌ی کنترل است و بهتر است زیر نظر یک کنترلر یا مدیر ارشد حسابداری متمرکز شود. اگر چند واحد تجاری یا سیستم‌های متفاوت دارید، پراکندگی بسته به سیستم یکپارچه قابل بحث است. این حوزه به‌سرعت خودکار می‌شود؛ پس موتور باید به اندازه‌ی کافی چابک باشد تا فناوری جدید را بپذیرد. درباره‌ی نقش‌های حسابداری و کنترلینگ تفاوت حسابداری مالی و کنترلینگ را ببینید.
دسته‌ی دوم: همکاری تجاری (چرخ‌ها)
همکار تجاری (Business Partner) در کنار واحدهای سودساز یا هزینه‌ساز کار می‌کند. این یک «فعالیت» است، نه الزاماً یک «عنوان»؛ در تیم‌های کوچک همان افراد عملیات مالی انجام می‌دهند، اما مهارتش فرق دارد. مثلاً همکار تجاری عملیات می‌تواند اثر الگوی جدید شیفت بر هزینه‌ی نیروی کار هر واحد را مدل کند یا گزارش ضایعات بسازد.
برای این نقش، ساختار غیرمتمرکز بهتر است و باید حدود ۹۰ درصد وقت با واحد طرف همکاری بگذرد. خطر این است که فراموش کند برای که کار می‌کند و «محلی» شود. پرسش‌های طراحی:
- کدام بخش‌ها از همکار تجاری سود می‌برند؟
- منابع اختصاصی می‌ارزد یا بخشی از نقش دیگری باشد؟
- آیا همکار می‌تواند ارزشی ده برابر حقوقش نشان دهد؟
- خط مستقیم به مالی و خط نقطه‌چین به واحد، یا برعکس؟ این به اعتماد، فرهنگ و بلوغ سازمان بستگی دارد.
دسته‌ی سوم: متخصصان فنی (دستیار راننده)
مالیات، حسابداری فنی، خزانه‌داری، حسابرسی داخلی، حقوقی و بازنشستگی. این‌ها دانش عمیق می‌خواهند و مثل مشاور داخلی عمل می‌کنند. لازم نیست آنچه می‌دانند را بدانید؛ باید مطمئن باشید پشت شما هستند و بدانید چه زمانی سراغ‌شان بروید. دو خطای رایج: زیاد وقت گذاشتن چون راحت است، یا نادیده گرفتن چون ملال‌آور به نظر می‌رسد. تصمیم‌ها: کدام تخصص لازم است (وابسته به ریسک‌پذیری)، برون‌سپاری یا درون‌سازمانی، و ارتباط با کسب‌وکار. معمولاً نزدیک عملیات مالی می‌نشینند، اما حسابرسی داخلی برای استقلال مستقیماً به مدیر مالی گزارش می‌دهد.
دسته‌ی چهارم: برنامه‌ریزی مالی (شیشه‌ی جلو)
خودرو حرکت می‌کند، اما به کجا؟ برنامه‌ریزی مالی مسیر را نشان می‌دهد: پیش‌بینی و تحلیل، سنجش شاخص‌های پیشرو پیش از آنکه به مشکل گزارش‌شده تبدیل شوند، و مدل‌سازی پیشرفته. این افراد بیشتر با سطح ارشد تعامل دارند، چون فرض‌ها از بالا می‌آید. اغلب برنامه‌ریزی و همکاری تجاری در یک تیم FP&A می‌نشینند و این خوب است، ولی دو فعالیت متفاوتند: همکاری تجاری درباره‌ی تصمیم کوتاه‌مدت درون چارچوب است و برنامه‌ریزی درباره‌ی ترسیم همان چارچوب. تیم FP&A چه می‌کند؟ توضیح بیشتری می‌دهد.
دسته‌ی پنجم: رهبری مالی (راننده)
برنامه‌ریزی می‌گوید کجا می‌روید، اما مسیر را عوض نمی‌کند؛ شیشه‌ی جلو فرمان نیست. رهبر مالی چهار دسته‌ی دیگر را هماهنگ و یکپارچه می‌کند و مسئول سلامت خودرو و مسیر است. در شرکت‌های بزرگ ممکن است چند نقش باشد: مدیر مالی گروه، مدیر مالی واحد، معاونان و کنترلرها. نقش رهبری با همکار تجاری فرق دارد، اگرچه در بسیاری از شرکت‌ها این‌ها با هم اشتباه می‌شود. عنوان «مدیر مالی واحد» لزوماً به معنای رهبری واقعی مالی نیست؛ به کار نگاه کنید، نه عنوان.
طراحی بدون توجه به افراد فعلی
مهم‌ترین نکته: ساختار را «کور» طراحی کنید. یعنی ابتدا ساختار موردنیاز را از روی اصول بسازید و بعد ببینید افراد فعلی کجا جا می‌گیرند. معکوسش رایج است و ساختاری می‌دهد که کل آن کمتر از مجموع اجزایش است. همه زیان می‌بینند: کسب‌وکار، شما و تیم. ترتیب پیشنهادی:
- یک چشم‌انداز مالی هم‌راستا با راهبرد کسب‌وکار
- اصول طراحی برای هر دسته
- ساخت ساختار از مدیر مالی به پایین، با شروع از عملیات مالی (موتور) و بعد پشتیبانی کسب‌وکار
- تصمیم متخصص‌محور یا همه‌فن‌حریف: تیم بزرگ‌تر به متخصص نیاز دارد و تیم کوچک به همه‌فن‌حریف
برای نمونه‌ای از ساختار تیم داده‌محور، ساختار تیم تحلیل داده در مالی را بخوانید.
یک مثال فرضی
فرض کنید شرکتی با ده نفر تیم مالی دارد. یک نفر عملیات مالی و خزانه، دو نفر حسابداری، دو نفر برنامه‌ریزی، دو همکار تجاری (فروش و عملیات)، یک نفر کارشناس مالیات برون‌سپاری‌شده و یک مدیر مالی. اگر قرار باشد نفر یازدهم اضافه شود، ابتدا بپرسید کدام دسته ضعیف‌ترین است؛ نه اینکه کدام فرد در دسترس است.
پرسش‌های متداول
آیا باید FP&A و همکار تجاری در یک تیم باشند؟
می‌توانند، اما فعالیت‌هایشان متفاوت است. برنامه‌ریزی مرز می‌کشد و همکار تجاری درون مرز تصمیم می‌گیرد.
حسابرسی داخلی باید به چه کسی گزارش دهد؟
معمولاً مستقیماً به مدیر مالی یا هیئت‌مدیره؛ استقلال از تیم حسابداری مهم است.
تیم کوچک چطور این پنج دسته را پوشش دهد؟
یک نفر چند نقش را بر عهده می‌گیرد، ولی باید فعالیت‌ها را از هم جدا ببیند و برای هر یک اصل مشخصی داشته باشد.
جمع‌بندی
ساختار تیم مالی را از روی پنج دسته‌ی فعالیت بچینید: عملیات، همکاری تجاری، متخصصان فنی، برنامه‌ریزی و رهبری. اصل کلیدی این است که ساختار را بدون توجه به افراد فعلی طراحی کنید و بعد افراد را جا دهید. به محتوای کار نگاه کنید، نه عنوان.