داشبورد سود و زیان در اکسل با پاور پیوت و یک اسلایسر
بیشتر داشبوردهای مالی اکسل با اولین ماه جدید خراب می‌شوند. دلیلش معمولاً ظاهر نیست؛ ساختار داده است. در این نوشته می‌بینیم چطور یک داشبورد سود و زیان بسازیم که با پاور کوئری، پاور پیوت و یک اسلایسر، با یک کلیک همه‌ی بخش‌هایش به‌روز شود.
چرا خروجی خام نرم‌افزار حسابداری کافی نیست
رایج است که صورت سود و زیان را از نرم‌افزار حسابداری بیرون بکشند و همان را به ذی‌نفعان بدهند: جدول خام، بدون قالب‌بندی، سخت برای خواندن. اما ما موجوداتی هستیم که به طراحی واکنش نشان می‌دهیم. غذا را زیبا می‌چینیم و لباس را با دقت انتخاب می‌کنیم؛ داده‌ای که به مدیران نشان می‌دهیم هم بهتر است همین‌طور باشد.
چند نمودار خوب در جای درست، سرعت جذب اطلاعات را عوض می‌کند. اطلاعات همان است، اما مثل رفتن به جلسه‌ی مشتری با لباس خانه است اگر طراحی نکنید. برای انتخاب شاخص‌های درست هم انتخاب شاخص‌های داشبورد مالی را بخوانید.
گام اول: طراحی پیش از داده
قبل از هر فرمولی، چارچوب را بچینید:
- طرح رنگ و فونت یکسان.
- جای سرفصل‌ها، کادرهای شاخص (KPI)، جای‌نگهدار نمودارها و جداکننده‌ی بخش‌ها.
وقتی مخاطب فایل را باز می‌کند، پیش از خواندن اولین عدد، طراحی را می‌بیند. اگر می‌خواهید خطاهای رایج را بشناسید، بایدها و نبایدهای داشبورد پایان فصل را ببینید.
گام دوم: تبدیل داده به قالب ستونی
داده‌ی صورت سود و زیان معمولاً به شکلی است که خواندنش آسان است: حساب‌ها در سطرها، تاریخ‌ها در ستون‌ها و مقادیر در میان. اما دستکاری‌اش سخت است. باید آن را به قالب ستونی ببریم:
- یک ستون برای همه‌ی تاریخ‌ها
- یک ستون برای همه‌ی مقادیر
- ستون‌هایی برای حساب، واحد سازمانی و نوع هزینه
این کار «باز کردن محور» یا Unpivot نام دارد و پاور کوئری آن را به‌راحتی انجام می‌دهد. نتیجه جدولی است که هر ردیفش یک مبلغ برای یک حساب در یک ماه است.
مثال ساده
فرض کنید در حالت اولیه سه حساب و دوازده ستون ماه دارید. پس از باز کردن محور، ۳۶ ردیف می‌شود، هر کدام با سه ستون: حساب، ماه و مبلغ. افزودن ماه جدید یعنی ردیف‌های بیشتر، نه ستون جدید؛ و همین علت اصلی پایداری داشبورد است.
گام سوم: مدل داده و اندازه‌گیری‌ها در پاور پیوت
جدول‌ها را در پاور پیوت بارگذاری می‌کنیم و میانشان رابطه می‌سازیم:
- واقعی‌ها به بودجه وصل می‌شوند.
- واحدهای سازمانی به حساب‌ها.
- تاریخ‌ها به دوره‌های زمانی.
بعد اندازه‌گیری‌های سفارشی (Measure) می‌سازیم. اندازه‌گیری فرمولی است که به اکسل می‌گوید بر اساس انتخاب کاربر چه نشان دهد: درآمد، حاشیه‌ی ناخالص، مقایسه با بودجه، دوره‌ی قبل و سال قبل.
گام چهارم: یک اسلایسر برای همه‌چیز
حالا از مدل داده جدول‌های محوری می‌سازیم. با یک اسلایسر روی دوره، کاربر انتخاب می‌کند: سال ۱۴۰۲، شش ماه اخیر، یا از ابتدای سال تا امروز. همه‌ی جدول‌ها و نمودارها بلافاصله دوباره محاسبه می‌شوند:
- درآمد
- هزینه به تفکیک واحد
- هزینه به تفکیک نوع
- واقعی در برابر بودجه
- دوره‌ی قبل و سال قبل
انعطاف و پویایی پاور پیوت از همین‌جاست. برای ابزارهای جایگزین و تفاوت‌شان، اکسل یا Power BI را هم ببینید.
گام پنجم: نمودارها و نشانگرها
- نمودار ترکیبی برای درآمد و حاشیه‌ی ناخالص
- ستونی انباشته برای هزینه به تفکیک واحد
- دایره‌ای برای سهم انواع هزینه
- دونات که وقتی عملکرد به هدف رسیده سبز و در غیر این صورت قرمز می‌شود
کادرهای شاخص را هم به همین جدول‌های محوری و اندازه‌گیری‌ها وصل می‌کنید و جعبه‌های متنی می‌سازید که نشانگر «رسید» یا «نرسید» را خودکار نشان می‌دهند. هر عنصر روی صفحه به همان جدول‌ها برمی‌گردد.
ساختار مهم‌تر از ظاهر است
ساخت چنین داشبوردی ممکن است بیست ساعت یا بیشتر طول بکشد. اما بیشتر این زمان صرف نمودار و رنگ نمی‌شود؛ صرف ساختار دادن به داده می‌شود تا یک اسلایسر بتواند کل صفحه را کنترل کند. بسیاری از افراد مستقیم سراغ ظاهر می‌روند و بعد تعجب می‌کنند چرا با افزودن ماه جدید همه‌چیز می‌شکند. زیرساخت است که داشبورد را پایدار می‌کند.
پرسش‌های متداول
چرا باید داده را به قالب ستونی ببریم؟
چون جدول محوری و پاور پیوت برای کار با ستون‌های تاریخ و مبلغ ساخته شده‌اند. در این قالب، افزودن ماه تازه فقط ردیف اضافه می‌کند.
اندازه‌گیری (Measure) چه فرقی با فرمول معمولی دارد؟
فرمول معمولی در سلول می‌نشیند؛ اندازه‌گیری روی مدل داده تعریف می‌شود و بسته به انتخاب اسلایسر دوباره حساب می‌شود.
برای بودجه و سال قبل چه کنیم؟
بودجه و داده‌ی سال قبل را هم به‌صورت جدول ستونی بارگذاری و با رابطه به مدل وصل کنید، بعد اندازه‌گیری‌های مقایسه بسازید.
آیا بدون پاور پیوت هم می‌شود؟
برای داشبورد ساده بله، اما هر بار که ماه یا دوره‌ی تازه اضافه می‌کنید، باید فرمول‌ها را دستی تعمیر کنید.
جمع‌بندی
داشبورد یک‌کلیکی سود و زیان از سه لایه تشکیل می‌شود: طراحی، داده‌ی ستونی با پاور کوئری و مدل با اندازه‌گیری در پاور پیوت. وقتی ساختار زیر کار درست باشد، با یک اسلایسر درآمد، هزینه، بودجه و مقایسه‌ها یک‌جا به‌روز می‌شوند و گزارش شما برای جلسه‌ی هیئت‌مدیره آماده است.