ساختار مدل مالی؛ هشت بخش یک چیدمان قابل‌اتکا

اگر مدل مالی را بدون نقشه شروع کنید، به جایی می‌رسید که هیچ‌چیز سر جای خود نیست. یک چیدمان ثابت و تکرارپذیر، هم سرعت کار را بالا می‌برد و هم خطا را کم می‌کند. در این نوشته یک ساختار مدل مالی هشت‌بخشی را معرفی می‌کنیم که برای مدل سه صورت مالی طراحی شده، ولی تقریباً برای هر تحلیل دیگری هم قابل‌استفاده است.

اگر با اصول عمومی مدل‌سازی آشنا نیستید، پیش از ادامه نگاهی به بهترین روش‌های مدل‌سازی مالی بیندازید.

ایده‌ی کلی

در این چیدمان، ورودی‌ها و داده‌های پشتیبان از اجزای مدل اصلی جدا هستند و همه چیز در یک «موتور» مرکزی به هم می‌رسد. ترتیب منطقی از داده‌های خام شروع می‌شود، به واقعی‌ها و بودجه می‌رسد، در مدل اصلی جمع می‌شود و در نهایت به شکل خلاصه‌های قابل‌چاپ بیرون می‌آید. بخش مدیریت هم مثل برج مراقبت بر همه‌ی اینها نظارت دارد.

بخش اول: نگاشت

اول فهرست کامل سرفصل‌های حسابداری (کدینگ حساب‌ها) را می‌نویسید، سپس کنار هر مورد یک ستون برای دسته‌بندی اضافه می‌کنید. هدف، گروه‌بندی برای ارائه‌ی قابل‌فهم‌تر است. برای نمونه، حقوق، پاداش، مالیات حقوق و مزایا همگی می‌توانند زیر یک گروه به نام «نیروی انسانی» قرار بگیرند.

مزیت اصلی نگاشت این است که اگر دسته‌بندی‌تان را تغییر دهید، لازم نیست همه‌ی مدل را زیر و رو کنید؛ فقط جدول نگاشت عوض می‌شود.

بخش دوم: داده‌ی خام

معمولاً داده را از سیستم حسابداری می‌گیرید و بدون تغییر در مدل نگه می‌دارید. نگه داشتن «نسخه‌ی دست‌نخورده» دو فایده دارد: ردیابی هر عدد تا منبع آن ممکن می‌شود، و اگر بعداً شک کردید می‌توانید به اصل بازگردید. ابزارهای پیشرفته‌تر پاک‌سازی داده هم وجود دارد، اما بسیاری از همکاران با آن‌ها آشنا نیستند؛ پس سادگی اغلب برنده است.

بخش سوم: برنامه‌های پشتیبان بودجه

بعضی اقلام را می‌توان در یک خط پیش‌بینی کرد؛ مثلاً هزینه‌ی ملزومات اداری را سالی چهار درصد رشد بدهید. اما بعضی اقلام فکر و جزئیات بیشتری می‌خواهند: درآمد، نیروی انسانی، پروژه‌های سرمایه‌ای، قراردادهای شناخته‌شده و مانند آن. این اقلام برای خودشان برگه یا «برنامه»ی مجزا دارند و جمع نهایی هر کدام به بودجه منتقل می‌شود.

بخش چهارم: واقعی‌ها

این بخش، داده‌ی خام را به شکل سری زمانی در می‌آورد؛ یعنی ماه‌ها پشت سر هم. همیشه ممکن است داده‌ی خام قدیمی دیگر در دسترس نباشد، برای همین همه‌ی اعداد واقعی را در اینجا ذخیره می‌کنید. در جمع‌بندی حساب‌ها هم از نگاشتی که در بخش اول ساختید استفاده می‌کنید.

بخش پنجم: بودجه

ساختار آن مثل بخش واقعی‌هاست، با این تفاوت که دوره‌ی پیش‌بینی یا به یکی از برنامه‌های پشتیبان وصل است، یا فرض رشد همان‌جا نوشته شده است؛ مثل رشد سال به سال یا درصدی از درآمد. حاصل کار: برای گذشته داده‌ی واقعی دارید و برای آینده پیش‌بینی منظم، و هر دو بر پایه‌ی یک نگاشت دسته‌بندی شده‌اند.

بخش ششم: مدل مالی

اینجا همه چیز کنار هم قرار می‌گیرد: مدل پویای سه صورت مالی. با توجه به این‌که پشتیبانی‌های لازم آماده است، به‌روزرسانی ساده می‌شود. یک سلول «آخرین دوره‌ی واقعی» در بخش مدیریت دارید و هر ماه آن را به‌روز می‌کنید. منطق مدل ساده است: برای هر دوره، اگر واقعی موجود است همان را بردار، وگرنه از بودجه بخوان. ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد به‌صورت خودکار از همین‌جا به‌روز می‌شود.

این بخش اغلب به‌صورت «مدل عمودی» ساخته می‌شود که در نوشته‌ی بعدی توضیح می‌دهیم.

بخش هفتم: خلاصه‌ها

در این بخش، اطلاعات مدل را به یک صفحه‌ی خلاصه‌ی چاپ‌پذیر منتقل می‌کنید. هر ذی‌نفعی خلاصه را به شکل خودش می‌خواهد؛ پس مدل را مستقل و قابل‌اعتماد بسازید و خلاصه‌ها را بعد از آن. یک قاعده‌ی طلایی: جایی را که مدل می‌سازید چاپ نکنید و جایی را که چاپ می‌کنید مدل نسازید. این دو را از هم جدا نگه دارید.

بخش هشتم: مدیریت

آخرین بخش اما حیاتی‌ترین آن‌هاست. همه‌ی کنترل‌های خطا در یک جا جمع می‌شود، سلول آخرین دوره‌ی واقعی اینجاست و سایر تنظیمات سراسری هم همین‌طور. بهتر است بالای صفحه یک سلول «کنترل کلی خطا» بگذارید که به همه‌ی برگه‌های دیگر وصل باشد. هر وقت چیزی خراب شد، فوراً می‌فهمید. این همان اصلی است که در سه اصل مدل‌سازی درباره‌اش نوشتیم.

جدول خلاصه‌ی هشت بخش

آیا این چیدمان برای مدل کوچک هم مناسب است؟

مهم نیست مدل ساده‌ی سه صورت مالی برای برنامه‌ریزی مالی یک شرکت کوچک باشد یا مدل چندشرکتی برای ادغام و تملک؛ چیدمان اساساً یکی است. فقط در مدل‌های بزرگ‌تر تعداد برگه‌ها و برنامه‌های پشتیبان بیشتر می‌شود. برای شروع از مدل کوچک، پنج گام ساخت مدل مالی راهنمای خوبی است.

پرسش‌های متداول

آیا باید دقیقاً هر هشت بخش را داشته باشم؟ نه الزاماً. در مدل کوچک ممکن است برخی بخش‌ها ادغام شوند. اما جدایی منطقی ورودی، محاسبه، خروجی و مدیریت را حفظ کنید.

چرا داده‌ی خام را جدا نگه داریم؟ چون منبع حقیقت است. اگر در جایی عددی مشکوک شد، می‌توانید به اصل رجوع کنید.

فایده‌ی نگاشت چیست؟ تغییر ساختار گزارش بدون بازنویسی فرمول‌ها. با تغییر جدول دسته‌بندی، همه‌ی بخش‌ها هماهنگ می‌شوند.

کنترل کلی خطا کجا باشد؟ در بخش مدیریت و در بالای آن، تا به همه‌ی برگه‌ها وصل باشد و هر مشکلی سریع دیده شود.

جمع‌بندی

یک چیدمان هشت‌بخشی، نگاشت، داده‌ی خام، برنامه‌های بودجه، واقعی‌ها، بودجه، مدل، خلاصه‌ها و مدیریت، به شما کمک می‌کند مدل‌هایی بسازید که تکرارپذیر، قابل‌فهم و کم‌خطا باشند. همین حالا مدل آخرتان را با این نقشه مقایسه کنید و ببینید کدام بخش جا افتاده است.