دانشگاه به ما یاد می‌دهد دنبال نمره‌ی کامل باشیم. اگر جاه‌طلب باشید، معدل بالاتر یعنی شانس بیشتر برای گرفتن شغل دلخواه. تا اینجا خوب است. اما همین عادت در کار مالی می‌تواند ضرر بزند. قاعده‌ی ۸۰/۲۰ و کنارگذاشتن کمال‌گرایی دانشگاهی از مهم‌ترین تغییرهای ذهنی برای موفقیت در برنامه‌ریزی و تحلیل مالی است. در این یادداشت می‌بینید چرا و چطور.
چرا هدف‌گذاری صددرصدی در کار مالی خطرناک است؟
دانشگاه شما را برای صد درصد تربیت می‌کند. در محیط کار مالی، دنبال صد درصد رفتن چند هزینه‌ی مشخص دارد:
- تحلیل‌زدگی در بستن حساب‌ها: اگر بخواهید همه‌ی واریانس‌ها را در پایان ماه توضیح دهید، وقتی برای بحث درباره‌ی اقدام باقی نمی‌ماند.
- سروصدای بیش از بینش: اگر همه‌ی شاخص‌ها را در ارائه بگذارید، پیام اصلی گم می‌شود.
- مدل مالی ناتمام: مدلی که بخواهد صددرصد بی‌نقص باشد، شاید تا زمان تصمیم‌گیری آماده نشود.
- پیش‌بینی کهنه: هدف‌گذاری برای دقت صددرصد یعنی تا تمام شدن پیش‌بینی، عددها قدیمی شده‌اند.
- بحث‌های بی‌پایان با شرکا: تلاش برای بردن همه‌ی بحث‌ها با واحدهای دیگر، رابطه‌ی کاری را خراب می‌کند.
پس باید کمال‌گرایی دانشگاهی را فراموش کنید.
قاعده‌ی ۸۰/۲۰ چیست؟
در سال ۱۹۰۶ ویلفردو پارتو مشاهده کرد که معمولاً حدود ۲۰ درصد ورودی‌ها (مثل زمان و تلاش) حدود ۸۰ درصد نتایج را می‌سازند. برای گرفتن ۲۰ درصد باقیمانده‌ی نتیجه، باید حدود چهار برابر منابعی را که تا الان خرج کرده‌اید دوباره خرج کنید؛ یعنی معمولاً صرف نمی‌کند. به این قاعده «اصل ۸۰/۲۰» یا «قاعده‌ی پارتو» می‌گویند. همین قاعده را در مدل‌سازی مالی هم می‌بینید؛ برای نمونه قاعده‌ی پارتو در هزینه‌های مدل مالی نشان می‌دهد چطور چند ردیف هزینه بیشترین اثر را دارند.
پنج جا که باید ۸۰ درصد را بپذیرید
تحلیل واریانس
معمولاً بخش کوچکی از ردیف‌ها بیشتر واریانس را توضیح می‌دهند. اگر سراغ همان چند ردیف بروید، زمان بیشتری برای بحث درباره‌ی «چه کنیم» می‌ماند. برای این کار، سرعت‌دادن به تحلیل واریانس را ببینید.
ارائه‌ی شاخص‌ها
فقط شاخص‌هایی را بیاورید که داستان را روایت می‌کنند. بقیه را در پیوست یا فایل جدا بگذارید.
ساخت مدل
یک مدل ساده که روی میز تصمیم‌گیری بیاید، از مدل بی‌نقصی که دیر برسد ارزشمندتر است. پیش از شروع بپرسید: «این مدل قرار است چه تصمیمی را پشتیبانی کند؟»
دقت پیش‌بینی
صددرصد دقت در محیط کسب‌وکار هیچ‌وقت ممکن نیست، هر قدر ساعت صرف کنید. روشی را پیدا کنید که با کمترین زمان به دقت معقول می‌رسد.
بحث با شرکای تجاری
هدف بردن همه‌ی بحث‌ها نیست؛ هدف تصمیم بهتر است. گاهی یک نکته‌ی مهم را پیش ببرید و در بقیه انعطاف نشان دهید.
وقتی باید کامل بود
قاعده‌ی ۸۰/۲۰ بهانه‌ای برای بی‌دقتی نیست. جایی که اشتباه هزینه‌ی سنگین دارد، مثل ارقام گزارش به هیئت‌مدیره یا محاسبه‌ی مالیات، باید دقت کامل داشته باشید. نکته این است که تشخیص دهید کجا «کافی» کافی است و کجا نه. یک راه ساده: بپرسید «اگر این عدد پنج درصد خطا داشته باشد، تصمیم عوض می‌شود؟» اگر نه، وقت بیشتر نگذارید.
جدول مقایسه
| موقعیت | رویکرد کمال‌گرا | رویکرد ۸۰/۲۰ |
|---|---|---|
| واریانس | توضیح همه‌ی ردیف‌ها | چند ردیف اصلی |
| ارائه | همه‌ی شاخص‌ها | شاخص‌های روایت |
| مدل | بی‌نقص و دیر | ساده و به‌موقع |
| پیش‌بینی | دنبال دقت کامل | دقت معقول |
| بحث | بردن همه‌ی بحث‌ها | تمرکز روی تصمیم |
پرسش‌های متداول
آیا ۸۰/۲۰ یعنی کار نصفه‌کاره؟ نه. یعنی تمرکز روی بخشی که بیشترین ارزش را دارد و پذیرفتن اینکه ادامه‌دادن در بخش کم‌بازده منطقی نیست.
چطور بفهمم کدام ۲۰ درصد مهم است؟ فهرست فعالیت‌ها یا ردیف‌ها را با اثرشان مقایسه کنید و ببینید چه چیزی بیشترین سهم را دارد. اغلب با یک مرتب‌سازی ساده معلوم می‌شود.
این قاعده همیشه دقیقاً ۸۰ و ۲۰ است؟ نه، اعداد تقریبی‌اند. پیام اصلی این است که توزیع نتیجه معمولاً نامتقارن است.
جمع‌بندی
برای موفقیت در کار مالی باید از کمال‌گرایی دانشگاهی فاصله بگیرید و قاعده‌ی ۸۰/۲۰ را به‌کار ببرید. در هر کار بپرسید: بیست درصد تلاشی که هشتاد درصد نتیجه را می‌دهد کدام است؟ آن را خوب انجام دهید و بقیه را فقط وقتی انجام دهید که واقعاً به تصمیم کمک می‌کند.