مدل ساده برای همکاران واحدها راهی است که بسیاری از تحلیلگران مالی دیر کشف می‌کنند. شما از مدل‌سازی مالی لذت می‌برید، اما از تغییرهای لحظه‌ی آخر متنفرید؛ همکار واحد فروش یا عملیات وقتی مدل نهایی را می‌بیند، فرض‌ها را عوض می‌کند و همه‌چیز دوباره از اول محاسبه می‌شود. راهی که می‌تواند این چرخه را کوتاه کند این است که پیش از ساخت مدل نهایی، یک نسخه‌ی ساده در اختیار آن‌ها بگذارید تا خودشان با سناریوها بازی کنند.
مشکل قالب خالی
وقتی برای جمع‌آوری ورودی مدل فقط یک جدول خالی می‌فرستید، همکاران معمولاً ورودی‌ها را با حدس سریع پر می‌کنند، چون نمی‌دانند هر عدد چه اثری بر نتیجه دارد. بعد که مدل نهایی را می‌بینند و نتیجه را باور نمی‌کنند، می‌خواهند ورودی‌ها را عوض کنند. هر بار تغییر، وقت شما را می‌گیرد.
مشکل از بی‌دقتی آن‌ها نیست؛ ناشی از این است که ارتباط بین ورودی و نتیجه را ندیده‌اند. اگر بتوانند در چند ثانیه ببینند فروش بیشتر یا هزینه‌ی کمتر چه اثری بر نتیجه دارد، ورودی‌ها را بسیار دقیق‌تر ارائه می‌دهند.
راه‌حل: نسخه‌ی ساده‌شده‌ی مدل
پیش از شروع ساخت مدل نهایی، نسخه‌ی کوچکی بسازید که این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- ساده باشد. طوری که کسی بدون پیشینه‌ی مالی بتواند سناریوهای مختلف را بدون کمک شما امتحان کند.
- فقط ورودی و خروجی را نشان دهد. صفحه‌ی اصلی فقط خانه‌های ورودی و نتیجه‌ها را دارد. محاسبه‌ها در صفحه‌های مخفی انجام می‌شود.
- از برآورد تقریبی استفاده کند. برای ورودی‌هایی که هنوز ندارید، اعداد تقریبی بگذارید.
- معیار تصمیم را نشان دهد. خروجی‌ها مثل ارزش فعلی خالص، بازده سرمایه‌گذاری یا دوره‌ی بازگشت سرمایه، همان معیاری است که در نهایت لازم دارید.
- هشدار بدهد. بنویسید که نتیجه‌ی مدل نهایی ممکن است متفاوت باشد.
مثلاً در یک پروژه‌ی سرمایه‌گذاری، همکار فروش می‌تواند قیمت و حجم فروش را تغییر دهد و فوراً ببیند دوره‌ی بازگشت چند ماه می‌شود. بدون این‌که بداند فرمول‌ها چگونه نوشته شده‌اند.
چرا این روش برنده‌برنده است؟
همکاران واحدها حس می‌کنند توانمند شده‌اند و نیاز ندارند برای هر سناریوی کوچک مزاحم شما شوند. از طرف دیگر شما هم تعداد دفعات اجرای مجدد مدل را کم می‌کنید، چون ورودی‌های اولیه‌ای که می‌گیرید فکر‌شده‌تر است. همین ارتباط زودهنگام، بسیاری از سوءتفاهم‌ها درباره‌ی فرض‌ها را پیش از آن‌که گران شوند حل می‌کند.
این کار با اصول مدل ساده و انباشت خطا هم هم‌خوان است: هرچه مدل ساده‌تر باشد، خطای کمتری روی هم جمع می‌شود. برای شناخت چارچوب سناریو هم می‌توانید برنامه‌ریزی سناریو در مدل مالی را ببینید.
گام‌به‌گام: ساخت نسخه‌ی ساده
گام اول: معیار اصلی را مشخص کنید
از اول بدانید تصمیم نهایی بر چه معیاری گرفته می‌شود. اگر مدیریت بازگشت سرمایه می‌خواهد، همان را نشان دهید و اعداد دیگر را در پس‌زمینه نگه دارید.
گام دوم: چند ورودی کلیدی انتخاب کنید
سه تا پنج ورودی که بیشترین اثر را دارند کافی است. ورودی‌های ریز را با مقدار پیش‌فرض ثابت بگذارید.
گام سوم: محاسبه‌ها را مخفی کنید
صفحه‌ی ورودی و خروجی را جدا از صفحه‌های محاسبه نگه دارید و آن‌ها را مخفی کنید. هرچه صفحه‌ی اصلی خلوت‌تر باشد، کاربر کمتر دچار سردرگمی می‌شود.
گام چهارم: تست کنید
مدل ساده را با یک همکار غیرمالی امتحان کنید. اگر برای فهمیدنش سؤال زیادی پرسید، دوباره ساده‌اش کنید.
محدودیت‌ها
نسخه‌ی ساده جای مدل نهایی را نمی‌گیرد. اعداد آن تقریبی‌اند و برای تصمیم‌گیری نهایی نباید استفاده شوند. همیشه به کاربران یادآوری کنید که این مدل برای فهم اولیه و جمع‌آوری ورودی بهتر ساخته شده است. همچنین مراقب باشید نسخه‌ی ساده با گذشت زمان از مدل اصلی جدا نشود.
پرسش‌های متداول
ساختن نسخه‌ی ساده وقت زیادی می‌برد؟ معمولاً چند ساعت، ولی هفته‌ها بازکاری را کم می‌کند.
برای پروژه‌های کوچک هم لازم است؟ برای پروژه‌های کوچک ممکن است فقط یک جدول ورودی با چند خروجی کافی باشد.
اگر همکاران نتیجه‌ی مدل ساده را جدی بگیرند چه؟ حتماً هشدار دهید که نتیجه تقریبی است و ممکن است در مدل نهایی تغییر کند.
آیا نیاز به نرم‌افزار خاصی دارد؟ خیر؛ هر ابزاری که ورودی و خروجی را ساده نشان دهد مناسب است.
جمع‌بندی
اگر از تغییرهای لحظه‌ی آخر در مدل مالی خسته‌اید، پیش از ساخت مدل نهایی یک نسخه‌ی ساده با ورودی و خروجی روشن در اختیار همکاران بگذارید. آن‌ها توانمندتر می‌شوند، ورودی‌های بهتری می‌دهند و شما کمتر مجبور می‌شوید مدل را دوباره اجرا کنید.