تهیه‌ی مشترک ارائه‌ی هیئت‌مدیره در تیم FP&A یکی از ساده‌ترین راه‌های صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاست. تصور کنید دو هفته دیگر جلسه‌ی هیئت‌مدیره برای مرور برنامه‌ی راهبردی تازه برگزار می‌شود و تیم باید ارائه‌ای بزرگ درباره‌ی بودجه‌ها و اقلام صورت سود و زیان بسازد. دو شیوه‌ی کار وجود دارد و یکی از دیگری به‌مراتب بهتر است. ببینید می‌توانید حدس بزنید کدام؟
دو شیوه‌ی کار
شیوه‌ی اول: کار مستقل و ادغام بعدی
سه عضو تیم، هر کدام ده اسلاید را مستقل از بقیه می‌سازند. سپس مدیر مالی همه‌ی اسلایدها را یکی می‌کند و خلاصه‌ی اجرایی را می‌نویسد. در این فاصله مدیر ارشد مالی منتظر می‌ماند تا اسلایدهای نهایی را ببیند، بعد بازخورد می‌دهد، مثلاً چند اسلاید را حذف و چند اسلاید جدید را درخواست می‌کند. هر عضو تیم دوباره کار دارد و این چرخه تکرار می‌شود تا مدیر ارشد مالی تأیید کند.
شیوه‌ی دوم: کار هم‌زمان روی یک فایل مشترک
هر سه نفر روی یک ارائه‌ی مشترک کار می‌کنند، با ابزاری که ویرایش هم‌زمان چند نفر را ممکن می‌کند. ابتدا اسلایدهای خالی فقط با تیتر ساخته می‌شود تا مدیر مستقیم و مدیر ارشد مالی از همان اول بگویند چه اسلایدهایی لازم است. بعد هر عضو در گوشه‌ی بالای هر اسلاید یادداشت «تمام شد» می‌گذارد. مدیر ارشد مالی هر اسلاید را به‌محض تمام‌شدن مرور می‌کند و بازخوردش را همان‌جا به‌صورت نظر می‌نویسد.
چرا شیوه‌ی دوم برنده است؟
۱. زمان را کم می‌کند
فرض کنید یک نفر کارش را در سه روز تمام می‌کند و دو نفر دیگر در شش روز. در شیوه‌ی اول، تا زمانی که مدیر ارشد مالی کل ارائه را نبیند، نفر اول سه روز بیکار می‌ماند، در حالی که می‌توانست تغییرات را اعمال کند. وقتی مهلت‌ها فشرده است، نتیجه‌اش شب‌کاری و افت روحیه‌ی تیم است. در شیوه‌ی دوم، بازخورد از همان روز اول جاری است.
۲. بازکاری را کم می‌کند
ارائه‌ی نهایی باید یکدست باشد، هم از نظر قالب و هم، از آن مهم‌تر، از نظر هماهنگی اعداد. بدترین اتفاق در جلسه این است که کسی بپرسد «چرا در اسلاید ۳ درآمد ۱۰۲ میلیارد است ولی در اسلاید ۲۱ نوشته ۱۰۵ میلیارد؟» وقتی همه به کل ارائه دسترسی دارند، تیم به‌راحتی اسلایدها را با هم مقایسه می‌کند و پیش از ارسال هماهنگ‌شان می‌کند. برای هماهنگی اعداد هم می‌توانید از بازبینی مدل مالی ایده بگیرید.
۳. کنترل نسخه را ساده می‌کند
وقتی نسخه‌های مختلف ارائه با ایمیل رد و بدل می‌شود و چند بازبینی در جریان است، ممکن است کسی تصادفاً ارائه‌ی ادغام‌شده را با یک اسلاید قدیمی بسازد. چون بیشتر اسلایدها اعداد جدید دارند، شاید فوراً متوجه نشوید. اما اگر همه روی یک فایل زنده کار کنند، این اشتباه رخ نمی‌دهد.
نکات اجرایی برای راه‌اندازی
- ساختار اسلایدها را پیش از شروع کار با تیتر مشخص کنید.
- برای هر اسلاید یک مسئول تعیین کنید.
- وضعیت «در حال کار» و «تمام شد» را به‌صورت یک نشانه‌ی ساده روی اسلاید بگذارید.
- از مدیر ارشد مالی بخواهید بازخورد را فقط درون فایل و به‌صورت نظر ثبت کند.
- پیش از ارسال نهایی، یک نفر مسئول مرور هماهنگی اعداد باشد.
برای کاهش درخواست‌های دیرهنگام، سه روش کاهش درخواست‌های لحظه‌ی آخر را هم ببینید.
چالش‌های احتمالی
کار هم‌زمان همیشه ساده نیست. گاهی دو نفر یک اسلاید را هم‌زمان ویرایش می‌کنند یا قالب‌بندی‌ها با هم تداخل پیدا می‌کنند. با تعیین مسئول برای هر اسلاید و یک الگوی ثابت می‌توانید این مشکلات را کم کنید. همچنین اگر داده‌ها محرمانه‌اند، حتماً دسترسی‌ها را محدود کنید.
پرسش‌های متداول
آیا این روش برای تیم‌های کوچک هم مناسب است؟ بله؛ حتی دو نفر هم از فایل مشترک سود می‌برند.
اگر ابزار ویرایش هم‌زمان نداریم چه کنیم؟ می‌توانید فایل را بین افراد نوبتی کنید، ولی هماهنگی دشوارتر می‌شود.
مدیر ارشد مالی که نمی‌خواهد هر اسلاید را جدا مرور کند چه؟ می‌توانید با او توافق کنید که در چند نقطه‌ی مشخص مرور کند، مثلاً وقتی نیمی از اسلایدها تمام شد.
چطور از ناهماهنگی اعداد جلوگیری کنیم؟ یک جدول مرجع از اعداد کلیدی نگه دارید و همه از آن استفاده کنند.
جمع‌بندی
کار هم‌زمان روی یک ارائه‌ی مشترک زمان را کم می‌کند، بازکاری را کاهش می‌دهد و کنترل نسخه را ساده می‌کند. اگر تیم شما هنوز اسلایدها را جداگانه می‌سازد و بعد ادغام می‌کند، همین هفته یک ارائه‌ی مشترک را امتحان کنید.