جلسه‌ی تصمیم‌گیری باید از جلسه‌های معمولی کارآمدتر باشد؛ چون موضوع مدت‌ها تحلیل و بررسی شده و اکنون فقط باید انتخاب شود. با این حال بسیاری از این جلسه‌ها به بحث‌های بی‌پایان بدون نتیجه می‌رسند. پژوهش‌های مشاوران مدیریت نشان می‌دهد ریشه‌ی مشکل معمولاً روشن‌نبودن نقش‌هاست. چارچوب DARE برای حل همین مسئله پیشنهاد شده است. در این نوشته می‌بینیم این چارچوب چیست، چطور اجرا می‌شود و تیم مالی کجای آن قرار می‌گیرد.
چرا جلسه‌های تصمیم به نتیجه نمی‌رسند؟
مشکل رایج این است که معلوم نیست چه کسی تصمیم می‌گیرد، چه کسانی باید در فرایند تصمیم حضور داشته باشند و «درگیر بودن» دقیقاً چه معنایی دارد. رهبران معمولاً در تصمیم‌های بزرگ محتاط‌اند و از افراد زیادی نظر می‌خواهند. نتیجه این است که بسیاری انتظار پیدا می‌کنند در تصمیم نهایی سهم یا حتی حق وتو داشته باشند. پیامد آن قابل پیش‌بینی است: بحث‌های طولانی با پیشرفت اندک.
DARE چیست؟
نام این چارچوب از چهار نقش گرفته شده است: تصمیم‌گیرنده (Decider)، مشاور (Advisor)، پیشنهاددهنده (Recommender) و مجری (Executor).
تصمیم‌گیرنده‌ها
تنها کسانی هستند که رأی دارند. اگر در رسیدن به نتیجه گیر کنند، باید با هم توافق کنند که تصمیم را چگونه ارجاع دهند یا فرایند را جلو ببرند، حتی اگر به معنای «مخالفت کنم اما متعهد بمانم» باشد.
مشاورها
در تصمیم نظر می‌دهند و شکل‌دادن به آن کمک می‌کنند. صدای آن‌ها در تعیین بستر تصمیم بلند است و سهم قابل توجهی از نتیجه دارند؛ مثلاً ممکن است سود و زیان واحدشان تغییر کند. اما رأی ندارند.
پیشنهاددهنده‌ها
تحلیل‌ها را انجام می‌دهند، گزینه‌ها را بررسی می‌کنند، مزایا و معایب را روشن می‌کنند و در نهایت مسیری را به مشاوران و تصمیم‌گیرندگان پیشنهاد می‌دهند. اثرات روزمره‌ی تصمیم را می‌بینند اما آن‌ها هم رأی ندارند.
مجری‌ها
نظر نمی‌دهند اما عمیقاً در اجرای تصمیم درگیرند. برای سرعت، وضوح و هم‌راستایی لازم است مجری‌ها هنگام تصمیم در جلسه باشند تا بتوانند سؤال روشن‌کننده بپرسند و نقص‌هایی را که اجرا را مختل می‌کند شناسایی کنند.
مزیت DARE چیست؟
مزیت اصلی این است که همه از ابتدا نقش خود را می‌دانند. بنابراین به‌جای کشمکش بر سر حق رأی، روی ارزش‌افزایی در نقش خود تمرکز می‌کنند. همچنین تعداد تصمیم‌گیرندگان محدود می‌ماند و از تصمیم‌گیری بیش‌ازحد محتاط جلوگیری می‌شود.
مثال
فرض کنید شرکت باید تصمیم بگیرد خط تولید جدید راه‌اندازی کند یا نه. مدیرعامل و مدیر عملیات تصمیم‌گیرنده‌اند. مدیر فروش و مدیر مالی مشاوراند. تیم مطالعات امکان‌سنجی پیشنهاددهنده است و مدیر کارخانه همراه تیمش مجری. در جلسه، تیم امکان‌سنجی گزینه‌ها را می‌گوید، مشاوران نگرانی‌های خود را مطرح می‌کنند، دو تصمیم‌گیرنده رأی می‌دهند و مجری‌ها درباره‌ی زمان‌بندی اجرا سؤال می‌کنند. نتیجه در یک جلسه روشن می‌شود.
تیم مالی کجای DARE قرار می‌گیرد؟
مدیران و تیم‌های FP&A معمولاً به‌خوبی برای نقش پیشنهاددهنده یا مشاور مجهزند؛ اینکه کدام نقش باشد به ارشدیت بستگی دارد. وقتی تصمیم مهمی گرفته می‌شود، مالی باید سر میز حضور داشته باشد، چون زیرکی کسب‌وکار و مهارت تحلیل مالی به آن‌ها اجازه می‌دهد موضوع را از همه‌ی زوایا ببینند. حضور مالی در فرایند تصمیم، نتایج را داده‌محورتر و بی‌طرفانه‌تر می‌کند. در این‌باره، چگونه سر میز تصمیم بنشینیم و نقش شریک تجاری مالی را بخوانید.
چطور DARE را در سازمان اجرا کنیم؟
- برای هر تصمیم مهم، پیش از جلسه فهرست نقش‌ها را بنویسید و منتشر کنید.
- تعداد تصمیم‌گیرنده‌ها را به حداقل برسانید؛ معمولاً دو تا سه نفر.
- مجری‌ها را در جلسه نگه دارید.
- اگر تصمیم‌گیرندگان به توافق نرسیدند، روش ارجاع را از ابتدا مشخص کنید.
- بعد از جلسه، تصمیم و مسئول اجرا را مکتوب کنید.
برای کاهش بحث‌های بی‌نتیجه، خواندن پیش‌نیاز قبل از جلسه هم کمک می‌کند.
پرسش‌های متداول
آیا مشاور می‌تواند تصمیم را وتو کند؟ خیر. مشاور رأی ندارد؛ نقش او تأثیرگذاری با اطلاعات و دیدگاه است.
اگر تصمیم‌گیرنده‌ها اختلاف داشتند چه می‌شود؟ باید قبل از شروع تعیین شده باشد که اختلاف چگونه ارجاع می‌شود یا کدام نظر ملاک است.
DARE برای شرکت کوچک هم لازم است؟ حتی در شرکت کوچک، روشن‌بودن نقش‌ها از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند، هرچند ممکن است چند نقش بر عهده‌ی یک نفر باشد.
تفاوت پیشنهاددهنده و مشاور چیست؟ پیشنهاددهنده تحلیل می‌کند و مسیر پیشنهاد می‌دهد؛ مشاور بر اساس سهم خود در نتیجه نظر و بستر را شکل می‌دهد.
جمع‌بندی
چارچوب DARE با تعریف چهار نقش تصمیم‌گیرنده، مشاور، پیشنهاددهنده و مجری، جلسه‌های تصمیم را از بحث بی‌پایان به نتیجه‌ی روشن می‌رساند. تیم مالی با مهارت تحلیلی خود در نقش پیشنهاددهنده یا مشاور ارزش زیادی می‌سازد.