پیش‌بینی درآمد برای بودجه: سه سطل و آزمون معقولبودن
پس از نوشتن بودجه عملیاتی نوبت درآمد می‌رسد؛ بخش دوست‌داشتنی که همه از آن حرف می‌زنند و با آن موفقیت را می‌سنجند. اما برای اینکه بودجه از خیال‌پردازی دور بماند، باید پیش‌بینی درآمد را با نگاه واقع‌بینانه و چند آزمون ساده بسازیم. در این نوشته می‌بینید چطور درآمد را در سه سطل تقسیم کنید، سناریو بسازید، بودجه را اصلاح کنید و آن را بسنجید.
چرا پیش‌بینی درآمد قبل از نهایی‌کردن بودجه لازم است؟
وقتی پیش‌بینی درآمد را داشته باشید، شاید مجبور شوید تصمیم‌های سختی بگیرید و بخشی از هزینه‌ها را کم کنید، اگر سود از انتظار کمتر درآمد. پس این مرحله را زود و جدی انجام دهید. این نوشته نسخه‌ی سطح بالای فرایند است؛ برای جزئیات می‌توانید پیش‌بینی درآمد قراردادی و مورد انتظار را هم بخوانید.
گام چهارم: پیش‌بینی درآمد
چهار مرحله دارد:
- بر اساس محرک‌های کلیدی، سناریوهای درآمد را اجرا کنید.
- سناریوها را به یک پیش‌بینی پایه ترکیب کنید.
- پیش‌بینی بهترین و بدترین حالت را بسازید.
- آزمون معقولبودن را انجام دهید.
درآمد را بر اساس محرک دسته‌بندی کنید
درآمد را بر حسب دسته یا محرک گروه‌بندی کنید. گاهی دسته همان نوع درآمد است و هر نوع محرک خودش را دارد. فرمول واحدی وجود ندارد، چون کسب‌وکارها فرق دارند؛ اما بعد از تعیین دستهها این متغیرهای کلی را در نظر بگیرید:
- درآمد تاریخی
- اهداف ۱۲ تا ۲۴ ماهه
- روند بازار و صنعت
- نرخ رشد کسب‌وکار
- درآمد متعهدشده (قراردادی)
- ظرفیت کسب‌وکار
سه سطل درآمد
پس از تعیین دستهها و محرک‌ها، درآمد را در سه سطل بگذارید:
| سطل | شرح |
|---|---|
| درآمد متعهد یا مورد انتظار | بر پایهی قراردادها، رشد تاریخی یا شرایط شناخته‌شده‌ی بازار |
| درآمد پتانسیل رشد | چیزهایی که ممکن است رخ دهند اما احتمالشان کمتر از ۵۰ تا ۷۵ درصد است؛ مثل قرارداد بزرگی که می‌تواند معادله را عوض کند یا مشتری‌های جدیدی که دنبالشان هستید |
| درآمد ابتکارهای جدید | درآمدی که به اجرای ابتکارهای تازه وابسته است |
ریختن همه‌چیز در یک سطل ساده‌تر است، اما اعداد را منحرف میکند و شما را به بودجه‌بندی بر پایهی سناریوهای نامحتمل می‌کشاند. وقتی رشد یا ابتکارها طبق برنامه پیش نرفتند، دچار خرج بیشازحد می‌شوید.
مزیت دیگر: با تقسیم درآمد به «قطعی»، «کمتر قطعی» و «وابسته»، می‌توانید هزینه‌های همراه هر سناریو را هم دسته‌بندی کنید و برنامه‌ریزی پایه-بهترین-بدترین آسان‌تر میشود. برای ایده‌ی بازه و سناریو در پیش‌بینی، پیش‌بینی خوب تا عالی را ببینید.
سه پرسش معقولبودن
بعد از ساخت سناریوی پایه، بهترین و بدترین، آزمون کنید:
- آیا این معقول است؟
- آیا محتمل است؟
- آیا ما را به هدف سودآوری میرساند؟
بر اساس پاسخ‌ها درآمد را اصلاح کنید. یکی دو روز از این کار فاصله بگیرید تا نقطه‌های کور را نبینید.
گام پنجم: اصلاح، پالایش و اصلاح دوباره
هیچ بودجه‌ای بار اول درست نیست. در گذر اول سعی کنید تا می‌توانید متغیر وارد کنید، بعد پالایش را شروع کنید.
- بودجه را بین سازندگان و بازبین‌ها رد و بدل کنید تا هر دو بخوانند، نظر بدهند و تغییر ایجاد کنند.
- دو یا سه «نشست» جداگانه با بودجه داشته باشید تا هر بار با دید تازه ببینیدش.
- همان سه پرسش بالا را دوباره بپرسید.
- از مسئولان بودجه بخواهید ارائه‌ای از بودجه‌ی پیشنهادی‌شان برای افراد مربوط آماده کنند تا درخواست‌شان توضیح داده شود.
- بازبین‌ها ارائه را علامت‌گذاری و برمی‌گردانند و جلسه‌ی پیگیری برای اصلاحات برگزار میشود.
- اگر همه موافق بودند، کار تمام است؛ وگرنه دور دیگری لازم میشود.
هدف ساخت فرایندی است که در سازمان و فرهنگ شما خوب کار کند.
گام ششم: پیش‌بینی جریان نقد
در قالب بودجه، فراوانی و زمان‌بندی هزینه را هم ثبت کنید. با آن می‌فهمید پول واقعاً کی خرج میشود. این برای دارایی‌ها مهم‌تر است، چون مبلغ‌ها بزرگ‌اند. اگر چند خودرو بخرید، مثلاً صدهزار واحد پول یک‌باره از بانک خارج میشود (مگر اینکه تأمین مالی کنید).
وقتی زمان‌بندی را بدانید، می‌توانید موجودی نقد را در طول زمان دنبال کنید. این کار با مدل سه‌صورته انجام میشود. حتی اگر مدل آماده نیست، داده‌ها را از همین حالا جمع کنید تا بعداً به کار بیایند. ثبت زمان‌بندی خرج‌ها پایهی پیش‌بینی نقد است.
گام هفتم: آزمون نهایی معقولبودن
سه پرسش را در طول فرایند پرسیده‌اید و حالا آخرین بار. این بار با سه ریتم متفاوت نگاه کنید:
- نمای کلی
- بازبینی دقیق
- به تفکیک مسئول
دنبال روند، الگو یا چیزهایی بگردید که در جریان تغییرها از قلم افتاده‌اند. ممکن است اجزای متناقض در بخش‌های مختلف بودجه باشد و در فرایند دیده نشود. با نگاه‌های متفاوت به داده، احتمال کشف این ناهمخوانی‌ها بیشتر است. برای فرق بودجه با هدف، بودجه هدف نیست را ببینید.
پرسش‌های متداول
چرا درآمد را در یک سطل نریزیم؟
چون درآمدهای قطعی و احتمالی را قاطی میکند و ممکن است بودجه را بر پایهی سناریوی نامحتمل ببندید و وقتی رشد محقق نشد بیشازحد خرج کنید.
سناریوی پایه، بهترین و بدترین چگونه ساخته میشود؟
درآمد را بر اساس محرک‌ها به دستهها تقسیم و در سه سطل قرار میدهید. سناریوها از ترکیب این سطلها ساخته می‌شوند.
بودجه چند بار بین سازنده و بازبین رد و بدل شود؟
معمولاً دو یا سه نشست جداگانه مناسب است تا هر بار با دید تازه به بودجه نگاه شود.
آزمون معقولبودن چه پرسش‌هایی دارد؟
آیا معقول است؟ آیا محتمل است؟ آیا ما را به هدف سودآوری میرساند؟
جمع‌بندی
پیش‌بینی درآمد خوب با دسته‌بندی بر اساس محرک، تقسیم به سه سطل (متعهد، پتانسیل رشد و ابتکار جدید) و ساخت سناریوی پایه، بهترین و بدترین شروع میشود. بعد با دورهای اصلاح، ثبت زمان‌بندی هزینه برای جریان نقد و سه پرسش ساده، بودجه‌ای میسازید که واقع‌بینانه و قابل‌دفاع است.