مقایسه سود و زیان با دوره قبل و سال قبل در اکسل
صورت سود و زیان یک ماهه به‌تنهایی چیز زیادی نمی‌گوید. وقتی درآمد بالا رفته باشد، سؤال بعدی «نسبت به چه؟» است. مقایسه سود و زیان با دوره‌ی قبل و سال قبل در یک جدول، به مدیر اجازه می‌دهد در چند ثانیه روند را ببیند. این نوشته ساختار چنین گزارشی را در اکسل شرح می‌دهد: یک کشوی انتخاب دوره و سه ستون خودکار.
چرا یک دوره کافی نیست؟
بیشتر افراد سود و زیان را به‌صورت اعداد یک ماه می‌بینند: درآمد بالا، هزینه پایین، سود خوب. اما «بالا» نسبت به چه؟ وقتی دوره‌ی جاری را کنار دوره‌ی قبل و همان دوره‌ی سال قبل بگذارید، چند چیز روشن می‌شود:
- رشد درآمد پایدار است یا اتفاقی بوده؟
- هزینه‌ها پیش از آنکه مشکل شوند در حال خزیدن‌اند؟
- فصل‌بودن در کار است؟ مقایسه با دوره‌ی قبل ممکن است فصلی باشد، اما مقایسه با سال قبل همین اثر را حذف می‌کند.
با همین سه ستون می‌توانید بدون ورق‌زدن چند گزارش، عملکرد را توضیح دهید. تفاوتش با ارائه‌ی عدد خام، تفاوت «نمایش عدد» و «ارائه‌ی بینش» است. اگر انحراف از بودجه هم می‌خواهید، تحلیل بودجه در برابر عملکرد را ببینید.
ساختار گزارش
سه بخش دارد: جدول کمکی، برگه‌ی فهرست و خود گزارش.
جدول کمکی
داده‌ی خام سود و زیان را بر اساس دو سطح دسته‌بندی می‌کند:
- بخش: درآمد، بهای تمام‌شده، هزینه‌های عملیاتی
- ردیف: مثلاً درآمد تکرارشونده، خدمات، حقوق و دستمزد
با این جدول لازم نیست برای هر سلول گزارش فرمول جداگانه بنویسید؛ یک فرمول با ارجاع به بخش و ردیف کافی است.
برگه‌ی فهرست
همه‌ی منطق تاریخ اینجاست: تاریخ شروع و پایان و متن نمایشی هر گزینه‌ی دوره. وقتی کاربر «این ماه»، «این فصل» یا «از ابتدای سال تا امروز» را از کشو انتخاب می‌کند، گزارش بازه‌ی تاریخی درست را از این جدول می‌خواند. ستون‌های «دوره‌ی قبل» و «سال قبل» هم در همین برگه از روی بازه‌ی انتخابی محاسبه می‌شوند.
خود گزارش
گزارش با دو تابع کار می‌کند:
- SUMPRODUCT مقدارها را بر پایه‌ی بخش، ردیف و بازه‌ی تاریخ جمع می‌کند.
- ترکیب INDEX و XMATCH انتخاب کشو را به تاریخ‌های درست وصل می‌کند.
یک بار می‌سازید و هر ماه بدون تغییر کار می‌کند.
نکته‌های تعیین‌کننده در ساخت
قفل‌کردن سطر و ستون
اگر ارجاع‌ها را درست قفل نکنید، به‌محض کپی‌کردن فرمول به ستون کناری خراب می‌شود. چند ثانیه وقت بگذارید و با F4 هر چیزی که باید ثابت بماند قفل کنید.
چه وقت SUMPRODUCT؟
SUMIFS برای جست‌وجوهای ساده عالی است. اما وقتی باید هم‌زمان بر اساس بخش، ردیف و بازه‌ی تاریخ جمع بزنید، SUMPRODUCT راحت‌تر شرط‌های چندگانه را کنار هم می‌گذارد. ساختار کلی چنین است:
=SUMPRODUCT((بخش=$A5)*(ردیف=$B5)*(تاریخ>=شروع)*(تاریخ<=پایان)*مبلغ)
کنترل خطا در همان گزارش
اغلب این بخش فراموش می‌شود. مطمئن شوید جمع‌های گزارش با جمع داده‌ی منبع برابر است. یک فرمول ساده که جمع گزارش را از جمع منبع کم کند باید صفر بدهد. اگر نداد، یک ردیف جا افتاده یا دو بار شمرده شده است. اصول بیشتر در کنترل خطا در مدل مالی آمده است.
مثال عددی ساده
فرض کنید در مرداد درآمد شرکت ۱٬۲۰۰ میلیون، در تیر ۱٬۱۵۰ میلیون و در مرداد سال قبل ۹۶۰ میلیون بوده است. جدول مقایسه این را نشان می‌دهد:
| شاخص | مرداد جاری | تیر | مرداد سال قبل |
|---|---|---|---|
| درآمد (میلیون) | ۱٬۲۰۰ | ۱٬۱۵۰ | ۹۶۰ |
| رشد نسبت به ستون | - | حدود ۴٫۳٪ | ۲۵٪ |
رشد ماهانه کوچک است، ولی نسبت به سال قبل ۲۵ درصد رشد داریم. اگر فقط عدد تیر را می‌دیدید، شاید تصویر کند و خنثی به نظر می‌رسید. اگر هزینه‌ها هم چنین مقایسه شوند، سریع معلوم می‌شود کدام ردیف سریع‌تر از درآمد رشد کرده است. برای چینش شاخص‌ها در گزارش، انتخاب شاخص‌های داشبورد مالی را بخوانید.
وقتی گزارش را ارائه می‌کنید
- در ستون مقایسه علاوه بر مبلغ، درصد تغییر را هم نشان دهید.
- رنگ را کم و معنادار استفاده کنید: سبز برای بهبود و قرمز برای بدتر شدن.
- کشوی انتخاب دوره را بالای صفحه بگذارید تا مخاطب خودش دوره را عوض کند.
- زیر گزارش یادداشت کوتاهی از بزرگ‌ترین تغییرها بنویسید؛ عدد بدون تفسیر نیمه‌کاره است.
پرسش‌های متداول
مقایسه با دوره‌ی قبل بهتر است یا با سال قبل؟
هر دو لازم‌اند. دوره‌ی قبل روند کوتاه‌مدت را می‌دهد و سال قبل اثر فصل را حذف می‌کند.
آیا بدون Power Pivot هم می‌شود؟
بله. این طرح فقط به فرمول‌های معمولی اکسل نیاز دارد: SUMPRODUCT، INDEX و XMATCH.
اگر دوره‌ی قبل داده نداشته باشد چه؟
خروجی را با IFERROR خالی یا «ندارد» نشان دهید تا خطا در گزارش دیده نشود.
گزارش را هر ماه باید دوباره ساخت؟
خیر. فقط داده‌ی خام جدید را وارد می‌کنید و دوره را از کشو انتخاب می‌کنید.
جمع‌بندی
مقایسه سود و زیان با دوره‌ی قبل و سال قبل، عدد را به بینش تبدیل می‌کند. با یک جدول کمکی، یک برگه‌ی فهرست زمانی و فرمول SUMPRODUCT می‌توانید گزارشی بسازید که با یک کشو سه نمای هم‌زمان نشان بدهد. قفل‌کردن درست ارجاع‌ها و یک ردیف کنترل خطا آن را قابل‌اعتماد می‌کند.