حسابداری را «زبان کسب‌وکار» می‌نامند و هر زبانی گرامر خودش را دارد. یکی از مهم‌ترین قواعد این گرامر، زمان ثبت درآمد و هزینه است. حسابداری نقدی و تعهدی دو روش متفاوت برای پاسخ به همین پرسش‌اند و فهمیدن تفاوتشان کلید خواندن درست صورت‌های مالی است. اگر تا حالا از خودتان پرسیده‌اید چرا سود یک شرکت با پولی که در حسابش مانده یکی نیست، پاسخ را همین‌جا پیدا می‌کنید.
تفاوت اصلی در یک جمله
تفاوت اصلی این است که رویداد مالی چه زمانی ثبت می‌شود. در حسابداری نقدی، رویداد وقتی ثبت می‌شود که پول واقعاً جابه‌جا شود؛ یعنی از مشتری برسد یا از حساب شرکت خارج شود. در حسابداری تعهدی، رویداد در دوره‌ای ثبت می‌شود که اتفاق افتاده یا کسب شده است، حتی اگر پولش هنوز دست‌به‌دست نشده باشد.
برای مثال فرض کنید شرکتی در اسفند کالا می‌فروشد و پولش را فروردین می‌گیرد. در روش تعهدی این فروش به اسفند تعلق دارد. در روش نقدی، فروش در فروردین دیده می‌شود.
اصل تطابق چیست؟
حسابداری تعهدی از اصلی پیروی می‌کند به نام اصل تطابق. این اصل می‌گوید درآمد و هزینه‌ی مربوط به آن باید در یک دوره ثبت شوند تا سودآوری واقعی دوره نشان داده شود. اگر برای تولید محصولی در تیر هزینه کرده‌اید و آن را در مرداد می‌فروشید، تطابق یعنی هزینه و درآمد را کنار هم در یک گزارش ببینید.
حسابداری نقدی چنین الزامی ندارد. ممکن است درآمدی در یک ماه ثبت شود و هزینه‌ی ایجادکننده‌ی آن ماه‌ها بعد یا ماه‌ها قبل ثبت شده باشد. نتیجه این است که سود یک ماه خاص می‌تواند گمراه‌کننده باشد.
هر کدام کجا استفاده می‌شود؟
در صورت‌های مالی شرکت‌های بزرگ و سهامی عام، دو روش هم‌زمان حضور دارند:
- صورت سود و زیان و ترازنامه با روش تعهدی تهیه می‌شوند.
- صورت جریان وجوه نقد با منطق نقدی تهیه می‌شود و حرکت واقعی پول را نشان می‌دهد.
به همین دلیل سرمایه‌گذار حرفه‌ای هیچ‌گاه فقط به یکی از این صورت‌ها بسنده نمی‌کند. اگر با ساختار هر سه صورت آشنا نیستید، سه صورت مالی اصلی؛ راهنمای مبتدی نقطه‌ی شروع خوبی است.
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک فقط از حسابداری نقدی استفاده می‌کنند؛ چون ساده است و موجودی واقعی پول را نشان می‌دهد. اما برای کسی که شرکت‌های بزرگ را تحلیل می‌کند، تسلط بر هر دو روش ضروری است.
مثال خرید خودرو
بهترین راه فهم تفاوت، یک مثال ساده است. فرض کنید خودرویی را به قیمت ۳۳ هزار دلار از پس‌انداز خود می‌خرید، ده سال با آن کار می‌کنید و در پایان به ۳ هزار دلار می‌فروشید.
دید صورت جریان نقد (نقدی): در سالی که خودرو را می‌خرید، ۳۳ هزار دلار از حساب شما خارج می‌شود. در نُه سال بعد هیچ خروج نقدی بابت خودرو ثبت نمی‌شود. در سال آخر هم ۳ هزار دلار وارد حساب می‌شود.
دید صورت سود و زیان (تعهدی): خودرو ده سال خدمت می‌کند، پس هزینه‌اش باید بین ده سال پخش شود. به این کار استهلاک می‌گویند. هر سال حدود ۳ هزار دلار هزینه‌ی استهلاک ثبت می‌شود: (۳۳٬۰۰۰ منهای ۳٬۰۰۰) تقسیم بر ده سال.
بنابراین استهلاکِ سالانه در صورت سود و زیان دیده می‌شود، ولی در جریان نقد ردی از آن نیست، چون آن پول هر سال از حساب شما بیرون نمی‌رود. هر دو روایت درست‌اند و هر کدام جنبه‌ای از واقعیت را نشان می‌دهند.
هر روش چه چیزی را بهتر نشان می‌دهد؟
حسابداری تعهدی تصویر بهتری از عملکرد بلندمدت و سلامت مالی کلی شرکت می‌دهد، چون درآمد و هزینه را به دوره‌ی درست خود نسبت می‌دهد. حسابداری نقدی برای مدیریت روزمره‌ی نقدینگی ضروری است، چون پاسخ می‌دهد که آیا امروز پول کافی برای پرداخت حقوق و تأمین‌کنندگان داریم یا نه.
شرکتی ممکن است در صورت سود و زیان سودآور باشد اما به دلیل وصول‌نشدن مطالبات، نقدی نداشته باشد. به همین خاطر مقایسه‌ی سود خالص و جریان نقد عملیاتی در تحلیل اهمیت دارد؛ موضوعی که در جریان نقد آزاد؛ چرا سود خالص تنها معیار نیست هم به آن پرداخته‌ایم.
چرا شرکت‌ها از هر دو روش استفاده می‌کنند؟
انتخاب میان این دو روش به نیاز کسب‌وکار، صنعت و الزام‌های قانونی بستگی دارد. گاهی گزارشگری مالی و گزارش مالیاتی با دو روش متفاوت تهیه می‌شود. استفاده از هر دو روش به شرکت اجازه می‌دهد هم الزام‌های گزارشگری را رعایت کند و هم تصمیم‌های عملیاتی را بر پایه‌ی نقدینگی واقعی بگیرد.
پرسش‌های متداول
آیا یکی از دو روش درست‌تر است؟ خیر. هر دو روش برای هدف متفاوتی طراحی شده‌اند. تعهدی عملکرد را بهتر نشان می‌دهد و نقدی وضعیت پول را.
چرا استهلاک در صورت جریان نقد نیست؟ چون استهلاک هزینه‌ای غیرنقدی است و پولی از حساب خارج نمی‌کند. در جریان نقد عملیاتی معمولاً به سود خالص «برگردانده» می‌شود.
کدام صورت مالی نقدی است؟ صورت جریان وجوه نقد. برای آشنایی بیشتر صورت جریان وجوه نقد؛ چرا نقد پادشاه است؟ را بخوانید.
کسب‌وکار کوچک باید کدام را انتخاب کند؟ بیشتر کسب‌وکارهای کوچک با حسابداری نقدی شروع می‌کنند، اما با رشد و نیاز به سرمایه‌گذار یا وام معمولاً به روش تعهدی مهاجرت می‌کنند.
جمع‌بندی
حسابداری نقدی می‌گوید پول کی جابه‌جا شد و حسابداری تعهدی می‌گوید چه چیزی کی اتفاق افتاد. سرمایه‌گذار و مدیر مالی هر دو را لازم دارند: اولی برای فهم نقدینگی و دومی برای فهم سودآوری. در مثال خودرو، یک خرید ۳۳ هزار دلاری در یک سال در جریان نقد دیده می‌شود، اما در صورت سود و زیان به ده قسط سه‌هزاردلاری تبدیل می‌شود. وقتی این منطق را بفهمید، سه صورت مالی مثل سه زاویه‌ی دید یک تصویر واحد کنار هم قرار می‌گیرند.