خروجی مدل را می‌بندید و در ردیف کنترل عددی غیر از صفر می‌بینید: ترازنامه تراز نمی‌شود. این اتفاق برای هر مدل‌سازی می‌افتد. خبر خوب این است که در بیشتر موارد، یکی از سه علت زیر مقصر است. این نوشته آن‌ها را به‌شکل یک فهرست عملی بررسی می‌کند تا دفعه‌ی بعد سریع‌تر خطا را پیدا کنید.
پیش از شروع
این فهرست با فرض اینکه ده گام ساخت ترازنامه را دنبال کرده‌اید نوشته شده است. بر اساس برآورد مدل‌سازان، در حدود ۸۰ تا ۹۰ درصد موارد یکی از سه مورد زیر علت خطاست؛ پس این‌ها را به جعبه‌ابزار خود اضافه کنید.
علت اول: سود خالص با تغییر سود انباشته نمی‌خواند
انتظار درست: سود خالص صورت سود و زیان باید برابر تغییر سود انباشته در ترازنامه باشد. اگر برابر نیست، سه چیز را بررسی کنید.
بررسی اول: آیا سودی تقسیم شده است؟
تقسیم سود از سود انباشته کم می‌شود و ثبت آن چنین است: سود انباشته بدهکار (کاهش) و نقد بستانکار (کاهش). پس تفاوتی که می‌بینید شاید فقط تقسیم سود باشد. بعضی شرکت‌ها حسابی منفی به نام «برداشت‌ها» دارند و بعضی همه‌چیز را در سود انباشته نگه می‌دارند.
بررسی دوم: آیا ثبت‌ها در سود و زیان درست‌اند؟
بیشتر از آنچه فکر می‌کنید پیش می‌آید که یک ثبت در صورت سود و زیان اشتباه است و سود خالص را از ترازنامه جدا می‌کند.
بررسی سوم: ترازنامه‌ی سامانه‌ی حسابداری تراز است؟
این کمتر پیش می‌آید، چون سامانه‌ها کنترل دارند، اما رخ می‌دهد. اول مطمئن شوید داده‌ی خام درست است؛ هر خطا در داده‌ی اصلی به مدل شما هم منتقل می‌شود.
علت دوم: هزینه‌ی استهلاک با تغییر استهلاک انباشته نمی‌خواند
انتظار درست: هزینه‌ی استهلاک صورت سود و زیان باید برابر تغییر حساب استهلاک انباشته در ترازنامه باشد. اگر برابر نیست:
بررسی اول: آیا دارایی فروخته یا واگذار شده؟
وقتی شرکت دارایی استهلاک‌پذیر را می‌فروشد یا از رده خارج می‌کند، ارزش دفتری دارایی از دارایی‌های ثابت و استهلاک انباشته‌ی مربوط به آن از حساب استهلاک انباشته کم می‌شود. مبلغ دقیق دریافتی همیشه روشن نیست، پس از تیم حسابداری بپرسید:
- آیا چیزی فروخته شده و وجه دریافتی چقدر بوده؟
- آیا سود یا زیان فروش شناسایی شده؟
نقد حاصل از فروش در بخش سرمایه‌گذاری صورت جریان نقد می‌آید و سود یا زیان فروش در بخش عملیاتی.
مثال: دارایی با بهای تمام‌شده ۵۰۰ و استهلاک انباشته ۴۲۰ به ۱۰۰ فروخته می‌شود. ارزش دفتری ۸۰ است، پس ۲۰ سود فروش ثبت می‌شود. در صورت جریان نقد، ۱۰۰ در سرمایه‌گذاری وارد و ۲۰ سود از بخش عملیاتی کم می‌شود تا دو بار شمرده نشود.
بررسی دوم: آیا ثبت‌ها درست است؟
مثل بالا، گاهی خطا در ثبت‌هاست. با حسابدار یا مسئول مالی صحبت کنید تا ثبت‌ها را کنترل کند.
علت سوم: صورت جریان نقد به ترازنامه ارجاع کامل ندارد
این یک خطای مدل‌سازی است. چون مدل سه صورتی نقد را با روش غیرمستقیم می‌سازد، ممکن است ردیفی از ترازنامه را در صورت جریان نقد جا بیندازیم. بررسی‌ها:
- همه‌ی ارجاع‌های صورت جریان نقد را دنبال کنید تا مطمئن شوید هر ردیف ترازنامه، به‌جز نقد، پوشش داده شده است.
- تغییر همه‌ی دارایی‌ها «دوره‌ی قبل منهای دوره‌ی جاری» باشد.
- تغییر همه‌ی بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام «دوره‌ی جاری منهای دوره‌ی قبل» باشد.
- اگر می‌خواهید حرفه‌ای‌تر عمل کنید، به‌جای انتخاب دستی ردیف‌ها، با یک فرمول جمعی تغییرات کل ترازنامه را بگیرید.
یک راه سریع برای یافتن ردیف مقصر: اختلاف ترازنامه را در هر دوره بنویسید. اگر اختلاف از یک دوره به بعد شروع شده و ثابت مانده، خطا در همان دوره بوده؛ و اگر مقدار اختلاف با یکی از مانده‌های ترازنامه برابر است، احتمالاً همان ردیف جا افتاده یا جهتش برعکس شده است. اگر جهت ردیفی را برعکس گرفته باشید، اختلاف دو برابر مبلغ آن ردیف خواهد بود.
ترتیب پیشنهادی عیب‌یابی
۱. سود خالص را با تغییر سود انباشته مقایسه کنید. ۲. استهلاک را با تغییر استهلاک انباشته مقایسه کنید. ۳. همه‌ی ردیف‌های ترازنامه را در صورت جریان نقد بررسی کنید. ۴. اگر هنوز مشکل دارید، ورودی‌های ثابت دوره‌های تاریخی را با سامانه‌ی حسابداری تطبیق دهید.
برای مرور اینکه هر قلم ترازنامه چه معنایی دارد، راهنمای ساده‌ی ترازنامه را هم ببینید.
پرسش‌های متداول
ترازنامه تراز است ولی نقد منفی شده؛ مشکل کجاست؟
تراز بودن به معنای معقول بودن نیست. مفروضات برنامه‌ی سرمایه در گردش، بدهی یا تقسیم سود را بررسی کنید و ببینید نیاز به تأمین مالی دارید یا نه.
آیا یک ردیف کنترل در مدل لازم است؟
بله. ردیفی که دارایی‌ها را منهای بدهی و حقوق صاحبان سهام می‌کند و هر دوره صفر بودنش را نشان می‌دهد، ضروری است.
اختلاف خیلی کوچک (مثلاً چند واحد) هم مهم است؟
بله. اختلاف کوچک معمولاً نشانه‌ی خطای گرد کردن یا یک لینک اشتباه است و در مدل بزرگ‌تر بزرگ می‌شود.
جمع‌بندی
اگر ترازنامه تراز نشد، به ترتیب سه چیز را بررسی کنید: هماهنگی سود خالص با سود انباشته، هماهنگی استهلاک با استهلاک انباشته، و کامل بودن ارجاع‌های صورت جریان نقد. این سه مورد بیشتر خطاها را حل می‌کنند.