به‌روزرسانی ماهانه‌ی مدل مالی نباید ساعت‌ها طول بکشد. ممکن است برخی جدول‌های پشتیبان یا شاخص‌ها زمان‌برتر باشند، اما بخش صورت‌های مالی باید سریع انجام شود. راز این سرعت در ساختار درست مدل است. در این نوشته یک روش عملی برای به‌روزرسانی سریع مدل مالی را مرور می‌کنیم.
ساختار پیشنهادی مدل
همه‌چیز از ساختار شروع می‌شود. یک مدل مرتب این پنج بخش را دارد:
- داده‌ی واقعی (Actuals)
- جدول‌های پشتیبان
- مدل سه صورت مالی
- خلاصه‌ها
- صفحه‌ی کنترل
صفحه‌ی داده‌ی واقعی
این صفحه در انتهای مدل قرار دارد و تمام داده‌های واقعی هر ماه را نگه می‌دارد. معمولاً صورت سود و زیان بالا و ترازنامه پایین آن قرار می‌گیرد. داده‌های واقعی در ستون‌های سمت راست و ستون‌های کمکی در سمت چپ هستند.
هر ماه نام حساب‌ها را با ماه قبل مقایسه می‌کنید تا ببینید حسابی اضافه یا حذف شده یا نه، سپس داده‌ی ماه جدید را با یک کپی ساده وارد می‌کنید. بسیاری ترجیح می‌دهند از ابزارهای پیچیده‌ی تبدیل داده استفاده نکنند و داده را همان‌طور که هست نگه دارند و فرمول‌های کمکی بسازند. این سلیقه است و هر کسی می‌تواند روش خودش را داشته باشد.
ستون نگاشت خلاصه
در ستون کمکیِ سمت چپ صفحه‌ی داده‌ی واقعی، برای هر حساب یک «برچسب» ثبت می‌کنید که مشخص می‌کند این حساب به کدام ردیف مدل سه صورت مالی تعلق دارد. این نگاشت برای به‌روزرسانی سریع حیاتی است، چون مدل می‌داند هر مبلغ را به کدام ردیف بیاورد.
قلب سیستم: یک شرط ساده
با این زیرساخت، همه‌ی ردیف‌های سود و زیان و ترازنامه با یک منطق ساخته می‌شوند. به زبان ساده:
- اگر ستون این ماه «واقعی» است، مبلغ را از صفحه‌ی داده‌ی واقعی و بر اساس برچسب‌ها جمع کن.
- در غیر این صورت، فرمول پیش‌بینی را اجرا کن.
یعنی هر ماه یا از داده‌ی واقعی تغذیه می‌شود یا از پیش‌بینی. هیچ ردیفی نیاز به دست‌کاری جداگانه ندارد.
صفحه‌ی کنترل و تاریخ آخرین واقعی
کل فرایند با یک نام تعریف‌شده، مثلاً «آخرین ماه واقعی»، که در صفحه‌ی کنترل قرار دارد، راه می‌افتد. وقتی تاریخ جدیدی مثل پایان شهریور را وارد می‌کنید، عنوان ستون‌ها در سود و زیان، ترازنامه و هر جدول پشتیبانی که به داده‌ی واقعی نیاز دارد تغییر می‌کند. ماه‌های واقعی با یک رنگ (مثلاً سبز) و ماه‌های پیش‌بینی با رنگ دیگر (مثلاً زرد) مشخص می‌شوند.
به عبارت دیگر، فقط یک سلول را عوض می‌کنید و کل مدل به‌روز می‌شود.
صورت جریان نقد خودکار است
اگر صورت جریان وجوه نقد با روش غیرمستقیم ساخته شده باشد، چیزی برای به‌روزرسانی ندارد، چون محاسبه‌ی آن همیشه تفاضل دو دوره است. مدل‌سازی صورت جریان وجوه نقد را اگر ندیده‌اید، ببینید.
کنترل‌ها و اعتبارسنجی‌ها
همیشه چند «دوباره‌کنترل» به صفحه‌ی کنترل وصل کنید تا مطمئن شوید همه‌چیز درست پیش رفته است. نمونه‌های رایج:
- آیا ترازنامه تراز است؟
- آیا جمع داده‌ی واقعی وارد‌شده با جمع صورت‌های اصلی حسابداری برابر است؟
- آیا هر حساب جدید یک برچسب نگاشت دارد؟
بعد از ساخت زیرساخت، کل فرایند چند دقیقه طول می‌کشد. برای مرور فرایند کلی گزارش‌دهی ماهانه، فرایند به‌روزرسانی ماهانه‌ی مدل مالی در پنج گام را بخوانید.
مثال ساده
فرض کنید مدل برای دوازده ماه ساخته شده و آخرین ماه واقعی پایان مرداد است. با وارد کردن پایان شهریور:
- ستون شهریور از «پیش‌بینی» به «واقعی» تبدیل می‌شود.
- مبلغ‌های شهریور از صفحه‌ی داده‌ی واقعی خوانده می‌شود.
- ماه‌های مهر به بعد همچنان با فرمول پیش‌بینی محاسبه می‌شوند و البته از مانده‌ی واقعی شهریور شروع می‌کنند.
پرسش‌های متداول
نگاشت حساب‌ها چرا اهمیت دارد؟
چون مدل را از نام دقیق حساب‌ها مستقل می‌کند. حتی اگر حسابداری نام حساب را تغییر دهد، برچسب نگاشت مسیر را حفظ می‌کند.
اگر حساب جدیدی اضافه شد چه کنم؟
باید برایش یک برچسب نگاشت تعریف کنید و کنترل «حساب بدون برچسب» به شما هشدار می‌دهد.
آیا باید همه‌ی ماه‌ها را دوباره پیش‌بینی کنم؟
نه. پیش‌بینی ماه‌های آینده خودکار از مانده‌ی آخرین ماه واقعی ادامه پیدا می‌کند.
این روش برای مدل‌های ساده هم لازم است؟
اگر مدل را هر ماه به‌روز می‌کنید، حتی برای مدل ساده هم صرفه‌جویی زمانی قابل‌توجهی دارد.
جمع‌بندی
سرعت به‌روزرسانی مدل مالی از ساختار می‌آید. با داده‌ی واقعی جدا، برچسب نگاشت، یک شرط واقعی‌یا‌پیش‌بینی در هر ردیف و یک صفحه‌ی کنترل، به‌روزرسانی ماهانه به تغییر یک تاریخ تبدیل می‌شود و وقت شما برای تحلیل می‌ماند.