هزینه‌های ثابت در مدل مالی همان هزینه‌هایی هستند که چه فروش بالا برود چه پایین بیاید، باید پرداخت شوند: اجاره، بیمه، حق‌الزحمه‌ی مشاوران و مانند آن. خوشبختانه مدل‌سازی آن‌ها ساده است و می‌توان بخش بزرگی از صورت سود و زیان را در چند دقیقه کامل کرد. در این نوشته یاد می‌گیرید با رشد سال‌به‌سال شروع کنید و بعد با جدول‌های جزئی، هزینه‌هایی را که دیگر لازم نیستند پیدا کنید.
هزینه‌ی ثابت یعنی چه؟
هزینه‌ی ثابت هزینه‌ای است که «چراغ‌ها را روشن نگه می‌دارد»؛ یعنی مستقل از میزان فروش باید پرداخت شود. این به معنای تغییرنکردن برای همیشه نیست. اجاره سالانه افزایش می‌یابد، بیمه با تورم گران‌تر می‌شود و حق‌الزحمه با قرارداد جدید عوض می‌شود. اما در مقایسه با فعالیت اصلی کسب‌وکار، این تغییرات آرام و قابل‌پیش‌بینی‌اند. نمونه‌های رایج:
- اجاره‌ی دفتر یا انبار
- بیمه
- حق‌الزحمه‌ی حرفه‌ای (حسابدار، وکیل، مشاور)
- ملزومات و هزینه‌های عمومی ثابت
در نوشته‌ی هزینه‌های متغیر در مدل مالی دیدیم که هزینه‌های متغیر به درآمد یا حقوق وصل می‌شوند. هزینه‌های ثابت منطق دیگری دارند.
گام اول: رشد سال‌به‌سال
برای هزینه‌های ثابت همان کاری را بکنید که برای درآمد کردید: برای هر سال آینده یک نرخ رشد بنویسید و مقدار هر ماه را برابر مقدار همان ماه سال قبل ضرب در (۱ + نرخ رشد) قرار دهید. فرض کنید اجاره‌ی ماهانه ۱۲۰ واحد است و فرض می‌گیرید ۵ درصد در سال رشد کند. سال بعد ۱۲۶ واحد و سال بعد از آن حدود ۱۳۲٫۳ واحد می‌شود.
از آنجا که فرمول رشد را برای درآمد ساخته‌اید، لازم نیست دوباره از صفر بسازید. همان فرمول را به ردیف‌های هزینه‌ی ثابت کپی کنید. با کپی افقی و عمودی، چند ثانیه‌ای کل بخش پر می‌شود. هر جا که کار قبلی را بتوان دوباره استفاده کرد، همین کار را بکنید؛ هم سریع‌تر است و هم احتمال خطا را کم می‌کند.
گام دوم: کنترل با ستون سالانه
پس از کپی‌کردن، به بخش سالانه نگاه کنید. اگر فرض ۵ درصد گذاشته‌اید، رشد سال‌به‌سال هر ردیف هم باید ۵ درصد باشد. این کنترل چند ثانیه وقت می‌گیرد و بلافاصله نشان می‌دهد فرمولی شکسته شده است یا نه. اگر هنوز بخش سالانه ندارید، خلاصه‌ی سالانه کنار مدل ماهانه را بسازید.
گام سوم: جدول‌های جزئی برای اقلام مهم
وقتی «پیش‌بینی جانشین» آماده شد، می‌توانید برای چند قلم مهم یک جدول جداگانه بسازید و جمع آن را به ردیف مدل وصل کنید. کدام اقلام ارزش این کار را دارند؟
- حق‌الزحمه‌ی حرفه‌ای: جدول بر اساس تأمین‌کننده یا مشاور بسازید. این تمرین برای بودجه‌ریزی عالی است و اغلب نشان می‌دهد با پیمانکارانی همکاری می‌کنید که دیگر لازم نیستند.
- پژوهش و توسعه: فهرستی از پروژه‌ها با هزینه‌ی هر پروژه.
- نرم‌افزار: هرچند ممکن است ردیف جداگانه نداشته باشد، مرور یک‌به‌یک اشتراک‌ها را جدی بگیرید. تقریباً همیشه برای نرم‌افزارهایی پول می‌دهیم که کسی استفاده نمی‌کند.
اصل این است که جزئیات را فقط برای اقلام پرهزینه یا مبهم بسازید و بقیه را با رشد ساده نگه دارید. قاعده‌ی ۸۰/۲۰ در مدل مالی دقیقاً همین را می‌گوید.
جایی که رشد ساده کافی نیست
رشد درصدی برای اقلام پیوسته مناسب است، اما برای رویدادهای پله‌ای کافی نیست. اگر قرار است سال آینده دفتر بزرگ‌تری اجاره کنید یا قرارداد بیمه را عوض کنید، رشد ۵ درصدی واقعیت را نشان نمی‌دهد. در این موارد باید پله‌ی تازه را جدا و صریح در مدل وارد کنید، با تاریخ و مبلغ. در غیر این صورت مدل در ظاهر کار می‌کند ولی عدد درست نیست.
کار بعدی: هزینه‌ی کارکنان
اگر حالا به صورت سود و زیان نگاه کنید، برای اقلام استاندارد پیش‌بینی نسبتاً مناسبی دارید: هزینه‌های متغیر و ثابت. گام بعدی یکی از مهم‌ترین جدول‌هاست: برنامه‌ی کارکنان. چون هزینه‌ی حقوق معمولاً بزرگ‌ترین قلم هزینه است، به توجه ویژه نیاز دارد. برنامه‌ی کارکنان در مدل مالی را ببینید.
پرسش‌های متداول
رشد ثابت ۵ درصد را چطور انتخاب کنیم؟ از روند سال‌های گذشته و شرایط قراردادها. اگر قرارداد اجاره‌ی شما افزایش مشخصی دارد، همان را وارد کنید.
چه موقع باید برای هزینه‌ی ثابت جدول جزئی ساخت؟ وقتی قلم بزرگ است، رشد آن غیرمعمول است یا شک دارید که همه‌ی پرداخت‌ها لازم‌اند.
هزینه‌ی ثابت را می‌توان برابر سال قبل گذاشت؟ بله، اگر مطمئن باشید تغییری نمی‌کند. در عمل بیشتر اقلام با تورم گران می‌شوند، پس رشد کم منطقی‌تر است.
آیا هزینه‌ی ثابت هرگز عوض نمی‌شود؟ چرا؛ فقط تغییرش به فعالیت روزانه وابسته نیست. با قرارداد جدید یا جابه‌جایی دفتر تغییر می‌کند.
جمع‌بندی
برای هزینه‌های ثابت رشد سال‌به‌سال بنویسید، با ستون سالانه آن را کنترل کنید و فقط برای اقلام پرهزینه جدول جزئی بسازید. این جدول‌ها علاوه بر دقیق‌شدن مدل، فرصتی برای پیداکردن هزینه‌های بی‌مصرف‌اند. بقیه‌ی صورت سود و زیان هم همین‌قدر ساده پیش می‌رود.