هزینه‌های متغیر در مدل مالی بخشی از هزینه‌های عملیاتی هستند که با رشد یا افت فعالیت شرکت بالا و پایین می‌روند. اگر درست مدل شوند، با تغییر درآمد یا تعداد کارکنان، هزینه‌ها هم خودکار هماهنگ می‌شوند و دیگر لازم نیست هر بار ردیف‌ها را دستی ویرایش کنید. در این نوشته می‌بینید تبلیغات، پورسانت، مزایای کارکنان و پاداش را چگونه به محرک خودشان وصل کنیم.
هزینه‌ی عملیاتی چیست و چند نوع دارد؟
زیر سود ناخالص، هزینه‌هایی قرار دارد که مستقیماً به تولید یا خرید کالا مربوط نیستند. در ادبیات مالی با نام‌های مختلفی مثل هزینه‌های عملیاتی، سربار، اداری و فروش، یا هزینه‌های عمومی دیده می‌شوند. در این متن همه را «هزینه‌ی عملیاتی» می‌نامیم.
معمولاً هزینه‌ی عملیاتی دو دسته است:
- هزینه‌ی متغیر: وابسته به یک ردیف دیگر، مثل درآمد یا حقوق.
- هزینه‌ی ثابت: تقریباً پایدار و معمولاً با یک رشد سالانه پیش‌بینی می‌شود، مثل اجاره و بیمه.
امروز درباره‌ی دسته‌ی اول صحبت می‌کنیم. قبل از رفتن سراغ فرمول، بیایید ببینیم چرا این هزینه‌ها متغیر هستند.
چرا تبلیغات و پورسانت متغیرند؟
تبلیغات. فرض کنید شرکت از تبلیغات کلیکی استفاده می‌کند؛ یعنی هر بار کاربری روی آگهی کلیک می‌کند، شرکت مبلغ کمی می‌پردازد. اگر از هر ۱۰۰ کلیک، دو نفر خرید کنند، نرخ تبدیل دو درصد است. نسبت درآمدِ حاصل از آگهی به هزینه‌ی آن «بازگشت هزینه‌ی تبلیغات» نام دارد و اگر بالاتر از یک باشد، یعنی تبلیغ سود می‌سازد. تا وقتی این نسبت بالای یک است، شرکت منطقاً به خرج‌کردن ادامه می‌دهد. نتیجه این است که هرچه درآمد بالاتر برود، هزینه‌ی تبلیغات هم بالاتر می‌رود و این هزینه متغیر است.
پورسانت. برخلاف تبلیغات که محرک درآمد است، پورسانت نتیجه‌ی درآمد است. هرچه تیم فروش قرارداد بیشتری ببندد، پورسانت بیشتری می‌گیرد. در مدل ساده می‌توان پورسانت را هزینه‌ی نقدی ماهانه فرض کرد. در مدل‌های پیشرفته‌تر ممکن است پورسانت ابتدا ذخیره و بعد فصلی پرداخت شود.
فرمول: درصدی از درآمد
چون هر دو هزینه به درآمد وصل‌اند، نقطه‌ی شروع طبیعی این است که آن‌ها را درصدی از درآمد بنویسید. فرض کنید گذشته نشان می‌دهد تبلیغات ۶ درصد و پورسانت ۴٫۲ درصد درآمد است. در جدول فرض‌ها این دو عدد را بر اساس سال بنویسید و فرمول هر ماه را این‌گونه تعریف کنید:
هزینه‌ی تبلیغات = درآمد همان ماه × درصد تبلیغات همان سال
با یک مثال عددی: اگر درآمد یک ماه ۱٬۰۰۰ واحد باشد، هزینه‌ی تبلیغات ۶۰ واحد و پورسانت ۴۲ واحد می‌شود. اگر درآمد ۱٬۲۰۰ شود، ۷۲ و ۵۰٫۴ واحد خواهند شد، بدون این‌که به ردیف‌ها دست بزنید.
اگر آدرس‌دهی ثابت (قفل‌کردن ردیف و ستون فرض‌ها) را درست رعایت کرده باشید، می‌توانید همین فرمول را برای پورسانت هم تکرار کنید و فقط ردیف فرض را عوض کنید. کنار هر ردیف یک یادداشت کوتاه بنویسید که این هزینه چطور مدل شده است، مثلاً «درصدی از درآمد». این یادداشت برای خودتان و هر کسی که بعداً مدل را باز می‌کند راهنما است.
هزینه‌های وابسته به حقوق
اگر پایین‌تر بروید، هزینه‌های متغیر دیگری هم می‌بینید: مالیات و مزایای کارکنان، و ذخیره‌ی پاداش. این‌ها به حقوق و دستمزد وابسته‌اند. با استخدام افراد بیشتر، مالیات و مزایا و پاداش هم بالا می‌رود.
خوشبختانه مدل‌سازی ساده است. همان فرمول «درصدی از درآمد» را کپی کنید و فقط مرجع را از درآمد به حقوق و دستمزد تغییر دهید. در یک مثال فرض کنید:
- مالیات و مزایا همیشه ۲۰ درصد حقوق و دستمزد است.
- پاداش همیشه ۳۰ درصد حقوق و دستمزد است.
اگر حقوق ماه ۲۰۰ واحد باشد، مزایا ۴۰ و پاداش ۶۰ واحد می‌شود. با استخدام تازه و بالارفتن حقوق، این دو خودکار تنظیم می‌شوند. برای مدل‌سازی دقیق‌تر پاداش و پرداخت نقدی آن، مدل ذخیره‌ی پاداش با روش کورک‌اسکرو را ببینید و برای ساختن جدول حقوق هم برنامه‌ی کارکنان در مدل مالی مفید است.
فرض‌ها را از کجا بیاوریم؟
فرض‌ها را از گذشته بردارید و برای آینده برآورد معقولی بزنید. این نقطه‌ی شروع است؛ بعداً با تیم صحبت می‌کنید و اعتبارسنجی می‌کنید. اگر هنوز به عددها اطمینان ندارید، نگران نباشید: مهم این است که مدل از ابتدا ساختاری دارد که با عوض‌شدن هر فرض، همه‌چیز به‌روز می‌شود.
یک نکته‌ی ارزشمند: فرمول درصدی را یک بار با دقت بسازید و بعد برای هر قلم متغیر دیگر کپی کنید. این کار کار شما را مقیاس‌پذیر می‌کند و احتمال خطا را کم می‌کند. پیش از افزودن جزئیات بیشتر، قاعده‌ی ۸۰/۲۰ برای هزینه‌ها در مدل مالی را مرور کنید تا بدانید کدام اقلام ارزش جزئیات دارند.
پرسش‌های متداول
آیا همه‌ی هزینه‌های تبلیغات واقعاً با درآمد متناسب‌اند؟ نه همیشه. اگر بودجه‌ی تبلیغات سقف ثابتی دارد، باید آن را ثابت مدل کنید. اما برای شرکت‌هایی که تا وقتی بازگشت هزینه مثبت است خرج می‌کنند، فرض درصدی منطقی است.
فرق هزینه‌ی متغیر و ثابت در مدل چیست؟ هزینه‌ی متغیر به یک ردیف دیگر وصل است و با آن تغییر می‌کند. هزینه‌ی ثابت معمولاً با رشد سالانه‌ی مشخصی پیش‌بینی می‌شود.
چرا کنار هر ردیف یادداشت بنویسیم؟ چون هر کس مدل را باز کند، باید بداند هر هزینه از چه منطقی پیروی می‌کند. این شفافیت از اشتباه جلوگیری می‌کند.
فرض درصدی را کجا اعتبارسنجی کنم؟ با مدیران فروش و بازاریابی و منابع انسانی. رقم‌های تاریخی نقطه‌ی شروع هستند، نه حکم نهایی.
جمع‌بندی
تبلیغات و پورسانت را درصدی از درآمد و مزایا و پاداش را درصدی از حقوق مدل کنید، یادداشت‌های کنار ردیف را فراموش نکنید و فرمول درصدی را برای اقلام مشابه کپی کنید. با این کار هزینه‌های متغیر در مدل مالی شما با فعالیت شرکت هماهنگ می‌مانند و بخش بزرگی از صورت سود و زیان را در زمانی کوتاه آماده کرده‌اید.