بهینه‌سازی فرایندهای مالی یعنی پیدا کردن راهی ساده‌تر برای انجام کارهایی که هر ماه یا هر فصل تکرار می‌شوند: بستن حساب‌های ماهانه، تحلیل انحراف بودجه یا فرایند پیش‌بینی. کارایی در این فرایندها وقت تیم را آزاد می‌کند تا به تحلیل و مشاوره برسد. در این یادداشت یک روش پنج‌مرحله‌ای و یک نکته‌ی کلیدی درباره‌ی نوشتن چند گزینه را می‌خوانید.
بهینه‌سازی فرایند در مالی چه شکلی دارد؟
بهبود لزوماً به معنای خرید نرم‌افزار نیست. گاهی یک جلسه‌ی هفتگی طولانی را با یک تابلوی کانبان (نمایش بصری وضعیت کارها) جایگزین می‌کنید. گاهی جریان داده از سیستم‌ها به گزارش‌ها را خودکار می‌کنید. و گاهی بخشی از فرایند را کاملاً حذف می‌کنید، چون هیچ‌کس از خروجی‌اش استفاده نمی‌کند. پیش‌تر درباره‌ی حذف، خودکارسازی و تفویض کارها نوشته‌ایم؛ این روش مکمل آن است و به‌جای فهرست کارها، خود فرایند را هدف می‌گیرد.
روش پنج‌مرحله‌ای
مرحله ۱: کل فرایند را بفهمید
فقط بخش خودتان را نشناسید. مثلاً در بستن حساب ماهانه، از دریافت داده تا امضای گزارش نهایی را دنبال کنید: چه کسی چه چیزی را کی تحویل می‌دهد؟ نمودار ساده‌ای از مراحل و زمان هر مرحله بکشید. اغلب بزرگ‌ترین هدررفت در تحویل بین دو نفر است، نه در کار خود افراد.
مرحله ۲: از ذی‌نفعان بپرسید
با کسانی که در فرایند نقش دارند یا از خروجی استفاده می‌کنند صحبت کنید. سه پرسش ساده بپرسید: کجا گیر می‌کنید؟ چه چیزی وقت زیادی می‌گیرد؟ چه چیزی را مجبورید دوبار انجام دهید؟ پاسخ‌ها فهرست مشکلات واقعی را می‌دهد.
مرحله ۳: برای هر مشکل چند گزینه بنویسید
این مهم‌ترین مرحله است. برای هر مشکل چند راه‌حل مکتوب کنید، نه فقط یکی. مثلاً اگر مشکل «دیر رسیدن داده‌ی هزینه‌ها» است، گزینه‌ها می‌توانند باشند: تغییر مهلت ارسال، دریافت خودکار داده، تقسیم کار بین دو نفر، تبدیل گزارش جزئی به گزارش خلاصه یا حذف اقلام کم‌اهمیت.
مرحله ۴: انتخاب، اجرا و اندازه‌گیری
یک گزینه را انتخاب و اجرا کنید و اثرش را اندازه بگیرید: زمان بستن حساب از ۸ روز به چند روز رسید؟ تعداد خطاها چقدر شد؟ بدون اندازه‌گیری نمی‌دانید بهبود واقعی بوده است یا نه.
مرحله ۵: تکرار
دفعه‌ی بعد که فرایند اجرا می‌شود، همین چرخه را دوباره بچرخانید. بهینه‌سازی کار یک‌باره نیست؛ بهبود مستمر است. برای نمونه‌ای در حوزه‌ی بستن حساب، بهبود فرایند بستن ماهانه را ببینید.
چرا چند گزینه بنویسیم؟
ذهن بیشتر ما با اولین راه‌حل قانع می‌شود. ولی تجربه‌ی بسیاری از تیم‌ها نشان می‌دهد گزینه‌های دیرتر، که پس از اتمام ایده‌های بدیهی می‌آیند، اغلب خلاقانه‌ترند. گذر از ایده‌های ۱ تا ۴ به ۵ تا ۱۰ مثل گرم‌کردن بدن است؛ تا وقتی گزینه‌های ساده تمام نشده، ذهن وارد حالت خلاق نمی‌شود. بنابراین حداقل ۵ گزینه بنویسید، حتی اگر چند تای آن‌ها در نگاه اول عجیب باشند.
نکته‌ی دیگر این است که نوشتن گزینه‌ها تصمیم را شفاف می‌کند. وقتی چند راه کنار هم روی کاغذ است، می‌توانید هزینه، زمان و ریسک هر کدام را مقایسه کنید و انتخاب خود را به دیگران توضیح دهید. برای تقویت این عادت، تولید گزینه‌های بیشتر برای تصمیم بهتر را هم بخوانید.
مثال: تحلیل انحراف ماهانه
فرض کنید تحلیل انحراف ماهانه هر بار ۵ روز کاری می‌گیرد. گفت‌وگو با ذی‌نفعان سه مشکل را نشان می‌دهد: داده دیر می‌رسد، توضیحات انحراف را باید از چند نفر جمع کرد و گزارش نهایی بارها فرمت‌بندی می‌شود. برای مشکل دوم می‌توان این گزینه‌ها را نوشت:
- فرم توضیح استاندارد برای مدیران واحدها
- جلسه‌ی ۱۵ دقیقه‌ای به‌جای ایمیل‌های پراکنده
- گزارش فقط برای انحراف‌های بالاتر از آستانه
- توضیح مقدماتی از سوی خود تیم مالی و تأیید از سوی مدیر
- تعریف مالک مشخص برای هر ردیف هزینه
با انتخاب گزینه‌ی ۳ و ۱، شاید ۵ روز به ۳ روز برسد. برای کاهش زمان این تحلیل، سرعت‌بخشی به تحلیل انحراف هم مفید است.
اشتباه‌های رایج
- شروع از ابزار به‌جای شروع از مشکل.
- بهینه‌سازی بخش خودتان بدون توجه به کل فرایند.
- نپرسیدن از کاربران خروجی.
- نبود شاخص اندازه‌گیری قبل و بعد.
- توقف بعد از یک بار اجرا.
پرسش‌های متداول
از کدام فرایند شروع کنم؟ از فرایندی که بیشترین زمان را می‌گیرد یا بیشترین شکایت را دارد. بستن حساب ماهانه و پیش‌بینی معمولاً نامزدهای خوبی هستند.
آیا بدون نرم‌افزار جدید هم می‌شود؟ بله. بسیاری از بهبودها ساده‌سازی، حذف مراحل یا تغییر زمان‌بندی است و به ابزار تازه نیاز ندارد.
هر چند وقت باید فرایندها را بازبینی کرد؟ هر بار که فرایند اجرا می‌شود، چند دقیقه برای ثبت آنچه خوب یا بد بود بگذارید و هر سه تا شش ماه یک بازبینی جدی انجام دهید.
جمع‌بندی
بهینه‌سازی فرایند مالی یعنی فهم کل فرایند، گوش‌دادن به ذی‌نفعان، نوشتن چند گزینه برای هر مشکل، اجرا و اندازه‌گیری و تکرار. بخش گزینه‌نویسی را جدی بگیرید؛ گزینه‌های دیرتر معمولاً خلاقانه‌ترند و بهبودهای ماندگار از آن‌ها می‌آید.