پیش‌بینی هزینه‌ی نیروی انسانی با تقسیم روزانه حقوق
بزرگ‌ترین هزینه‌ی بیشتر شرکت‌ها حقوق و دستمزد است، و پیش‌بینی هزینه‌ی نیروی انسانی حساس‌ترین بخش مدل مالی. اگر این بخش حتی کمی خطا داشته باشد، نرخ سوخت نقدینگی را اشتباه به مدیرعامل گزارش می‌کنید. در این نوشته می‌بینیم چرا فرمول رایج کافی نیست و چطور حقوق را روزانه تقسیم کنیم.
چرا هزینه‌ی نیروی انسانی با سایر هزینه‌ها فرق دارد
اشتراک یک نرم‌افزار را هر وقت بخواهید لغو می‌کنید. قرارداد پیمانکار هم معمولاً با یک اخطار کوتاه تمام می‌شود. اما نیروی تمام‌وقت اخطار قانونی، مرخصی، سنوات یا پایان‌خدمت و پیچیدگی‌های حقوقی دارد. به همین دلیل نمی‌توان هزینه‌ی او را به سرعت کم کرد.
نتیجه این است که اشتباه در پیش‌بینی حقوق را نمی‌شود سریع جبران کرد. باید از ابتدا درست بنویسیدش. تصمیم‌های عجولانه‌ی تعدیل نیرو هم می‌تواند دعوای حقوقی و هزینه‌ی سنگین‌تری به بار بیاورد؛ پس دقت مدل اینجا فقط یک وسواس فنی نیست.
فرمول رایج و ایرادش
بیشتر مدل‌ها این منطق را دارند: اگر تاریخ استخدام کوچک‌تر یا مساوی ابتدای دوره است، حقوق سالانه تقسیم بر ۱۲؛ در غیر این صورت صفر. سپس فرمول را به سمت راست می‌کشند و کار را تمام‌شده می‌دانند. در نگاه اول منطقی است، چون مدل‌ها بیشتر ماهانه‌اند.
مشکل را با دو حالت ببینید:
- کسی که روز پنجم ماه شروع کرده است. آیا باید یک ماه کامل حقوق برایش پیش‌بینی کنیم؟
- کسی که در آخرین روز ماه استخدام شده است. فرمول یک ماه کامل را برای یک روز کار حساب می‌کند.
- کسی که اواسط ماه کار را ترک می‌کند. فرمول تا پایان همان ماه به او حقوق می‌دهد و هزینه‌ای را نشان می‌دهد که هرگز پرداخت نشده است.
هر کدام از این خطاها کوچک است، اما با جمع شدن در ده‌ها نفر و دوازده ماه، پیش‌بینی ماه به ماه با واقعیت فاصله می‌گیرد.
راه‌حل: تقسیم نسبی بر اساس روزهای کارکرد
راه درست این است که هم برای تاریخ شروع و هم برای تاریخ پایان همکاری، حقوق را به نسبت روزهای واقعی همان ماه حساب کنیم. یعنی:
- روزهای ممکن ماه را بشماریم؛ مثلاً ۳۱ روز در مارس و ۲۸ روز در فوریه.
- تاریخ شروع مؤثر را بیابیم: دیرتر از دو تاریخ «روز استخدام» و «ابتدای دوره».
- تاریخ پایان مؤثر را بیابیم: زودتر از دو تاریخ «روز ترک کار» و «انتهای دوره».
- روزهای کارکرد را از تفاضل این دو (به‌علاوه‌ی یک) بیرون بکشیم.
- نسبت روزهای کارکرد به روزهای ممکن را در حقوق ماهانه ضرب کنیم.
مثال عددی
فرض کنید حقوق سالانه‌ی یک نفر ۱۲۰۰ واحد پولی است و در ماهی ۳۰ روزه، از روز ۱۱ شروع به کار کرده است. روزهای کارکرد برابر ۲۰ روز است. نسبت می‌شود ۲۰ تقسیم بر ۳۰، یعنی حدود ۰٫۶۷. حقوق ماهانه‌ی کامل ۱۰۰ است، پس هزینه‌ی این ماه حدود ۶۷ واحد است، نه ۱۰۰. همین حساب برای ماه ترک کار هم صدق می‌کند.
نقش تابع LET در خوانایی فرمول
فرمول کامل چند شرط تودرتو دارد و اگر یک‌جا نوشته شود، خواندنش دشوار است. تابع LET اجازه می‌دهد داخل فرمول نام‌هایی تعریف کنید و بارها از آن‌ها استفاده کنید. به‌جای دیوار توابع تودرتو، چیزی شبیه جمله‌های ساده می‌خوانید. ساختار پیشنهادی:
- ابتدا متغیرها: تاریخ استخدام، تاریخ ترک کار، حقوق اولیه، حقوق جدید (در صورت افزایش) و تاریخ اعمال آن.
- سپس بررسی‌های درست یا نادرست: آیا هنوز شروع نکرده؟ آیا قبلاً رفته؟ آیا وسط دوره شروع کرده؟ آیا وسط دوره رفته؟
- بعد محاسبه‌ی روزهای کارکرد و روزهای ممکن.
- در پایان حقوق ناخالص: روزهای کارکرد تقسیم بر روزهای ممکن، ضرب در حقوق جاری، تقسیم بر ۱۲.
برای افزایش حقوق هم کافی است بررسی کنید که تاریخ اعمال حقوق جدید خالی نباشد و پیش از پایان دوره یا همان روز رسیده باشد؛ اگر چنین بود، حقوق جدید را بردارید، وگرنه همان حقوق اولیه. برای نمونه‌ی ساده‌تر افزایش سالانه می‌توانید مدل‌سازی افزایش سالانه‌ی حقوق با شاخص افزایش را هم ببینید. اگر می‌خواهید محور زمانی ماه‌ها را پویا بسازید، محور زمانی مدل مالی پویا با SEQUENCE و LET مکمل خوبی است.
مزیت اصلی این است که فرمول را یک بار می‌نویسید و برای همه‌ی ردیف‌ها و همه‌ی ماه‌ها کار می‌کند. حقوق ناخالص تا سطح روز دقیق می‌شود.
هزینه‌ی واقعی یک نیرو فقط حقوق نیست
حقوق ناخالص تنها بخشی از هزینه‌ی یک کارمند تمام‌وقت است. مالیات حقوق، بیمه‌ی سهم کارفرما، مزایای درمانی و گاهی کارمزد شرکت خدمات حقوق‌ودستمزد هم باید اضافه شود. در مثال‌های رایج، مجموع این‌ها حدود ۲۰ درصد روی حقوق پایه است؛ این عدد فقط یک فرض آموزشی است و در کشور و شرکت شما فرق می‌کند. سخت‌گیری روی محاسبه‌ی روزانه بدون در نظر گرفتن این بار، نتیجه را ناقص می‌گذارد.
برای پیمانکار فقط مبلغ قرارداد را پیش‌بینی می‌کنید و بار اضافه‌ای ندارد. به همین دلیل ستون «نوع همکاری» در جدول نیروها اهمیت زیادی دارد.
جمع‌بندی بر حسب واحد سازمانی
برای خلاصه‌ی مدیریتی می‌توانید با SUMIFS حقوق را بر اساس دو شرط جمع بزنید: واحد سازمانی و نوع همکاری (تمام‌وقت). سپس جمع را در فرض مالیات حقوق، فرض مزایای درمانی و فرض کارمزد ضرب کنید. نتیجه یک جدول تفکیک‌شده برای هر واحد است.
پاداش‌ها هم همین منطق را دارند، با این تفاوت که فقط در ماه پرداخت وارد می‌شوند. اگر ماه پاداش، دی یا اسفند است، فرمول بررسی می‌کند که ماه جاری همان ماه باشد و فقط در این صورت مبلغ پاداش را اضافه می‌کند.
برای تکمیل تصویر می‌توانید از برنامه‌ی کارکنان از روی فهرست پرسنل برای ساخت جدول پایه و از ضریب جای‌خالی در بودجه‌ی نیروی انسانی برای در نظر گرفتن موقعیت‌های خالی استفاده کنید.
پرسش‌های متداول
چرا فرمول ساده‌ی استخدام در پیش‌بینی خطا ایجاد می‌کند؟
چون هر ماه را کامل حساب می‌کند. کسی که وسط ماه آمده یا رفته است هم یک ماه کامل حقوق در مدل می‌گیرد، و خطاها در طول سال روی هم جمع می‌شوند.
آیا حتماً باید از تابع LET استفاده کرد؟
نه. همین منطق را با ستون‌های کمکی هم می‌توان ساخت. LET فقط فرمول را خواناتر و کم‌خطاتر می‌کند و نیاز به ستون‌های اضافه را از بین می‌برد.
بار اضافه‌ی هر کارمند چقدر است؟
بستگی به قوانین مالیات و بیمه، مزایا و قرارداد دارد. عدد حدود ۲۰ درصد در مثال بالا فقط یک نمونه است؛ عدد واقعی را از مرور هزینه‌های گذشته‌ی خودتان به دست آورید.
پاداش را چگونه وارد مدل کنیم؟
در ستونی جدا و فقط در ماه پرداخت. شرط ماه را در فرمول بنویسید تا بقیه‌ی ماه‌ها صفر بماند.
جمع‌بندی
هزینه‌ی نیرو بزرگ‌ترین و کم‌انعطاف‌ترین هزینه‌ی بیشتر شرکت‌هاست، پس «تقریباً درست» برایش کافی نیست. با تقسیم روزانه‌ی حقوق برای شروع و پایان همکاری، افزودن بار مزایا و جدا کردن پاداش، پیش‌بینی شما با واقعیت می‌خواند. و وقتی پیش‌بینی با واقعیت بخواند، تصمیم درباره‌ی زمان استخدام، مکث یا کاهش نیرو با اطمینان بیشتری گرفته می‌شود.