برنامه‌ی کارکنان از روی فهرست پرسنل یکی از جزئی‌ترین برگه‌های مدل مالی است، ولی ارزشش را دارد: حقوق و دستمزد معمولاً بزرگ‌ترین هزینه‌ی صورت سود و زیان است. در شرکت‌های کوچک و متوسط خوب است که هزینه‌ی هر نفر جداگانه مدل شود؛ در شرکت‌های بزرگ‌تر معمولاً بر اساس واحد یا منطقه جمع می‌زنند. در این یادداشت شش گام ساخت برنامه‌ی کارکنان را مرور می‌کنیم تا بتوانید فهرست خام مدیر مالی را به یک برنامه‌ی پیش‌بینی تبدیل کنید.
نقطه‌ی شروع: فهرست پرسنل
اغلب مدیر مالی یک فایل خام می‌دهد و می‌گوید «لطفاً بساز». این فایل معمولاً از نرم‌افزار حقوق و دستمزد درمی‌آید و شامل ستون‌های زیر است:
- نام کارکنان
- واحد (فروش و بازاریابی، تحقیق و توسعه، اداری، پشتیبانی مشتری، عملیات و غیره)
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- حقوق فعلی
هر ردیف یک نفر است و هر ستون یک دوره‌ی پیش‌بینی. به این ترتیب هر نفر بر اساس زمان ورودش جداگانه مدل می‌شود و می‌توانید برای استخدام‌های آینده ردیف‌های جانگهدار اضافه کنید.
گام اول: چیدمان برگه
فایل مدیر مالی معمولاً به‌هم‌ریخته است، پس آن را به قالب مدل ببرید. برای ساختار کلی برگه‌ها، ساختار اصلی و چیدمان مدل مالی نکات خوبی دارد.
گام دوم: آماده‌سازی برای افزایش حقوق
قبل از دست‌زدن به فرمول‌ها، پاک‌سازی کنید:
- یادداشت‌های جانگهدار مثل «لطفاً بساز» را حذف کنید.
- قالب‌بندی اضافی ستون‌ها را پاک کنید.
- سایه‌ی زرد جانگهدار را بردارید.
قالب‌بندی مهم‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. برگه‌ای که مرتب است، راحت‌تر خوانده و به آن لینک می‌شود.
گام سوم: شاخص افزایش
یک ستون کمکی می‌سازیم تا هر کارمند بر اساس سال‌های خدمتش افزایش مناسب بگیرد. این ستون تفاوت سال تقویمی با سال شروع کار هر نفر را حساب می‌کند. نتیجه می‌گوید فلان کارمند یک سال، یا هفت سال است که کار می‌کند و بر همین اساس باید افزایش را اعمال کرد. جزئیات این شاخص را در یادداشت مدل‌سازی افزایش سالانه‌ی حقوق با شاخص افزایش ببینید.
گام چهارم: حقوق پایه، بخش اول
اول ساده شروع می‌کنیم: حقوق پایه بدون افزایش. شرط این است که تاریخ آن ستون بین تاریخ شروع و پایان کارمند باشد؛ اگر باشد، هزینه‌ی ماهانه‌ی او برابر حقوق سالانه تقسیم بر ۱۲ است و اگر نباشد صفر. به این مرحله بگویید «ساخت نرده‌های محافظ»: ابتدا منطق حضور درست باشد.
گام پنجم: افزودن افزایش سالانه
حالا فرمول را گسترش می‌دهیم: حقوق ضرب در (۱ + درصد افزایش) به توان (زمان سپری‌شده از استخدام). فرض کنید کارمند بازاریابی حقوق ۱۰۰ هزار و نرخ رشد ۵ درصد دارد:
- سال اول: ۱۰۰ هزار × (۱٫۰۵)^۰ = ۱۰۰ هزار (هنوز افزایشی نیست)
- سال دوم: ۱۰۰ هزار × (۱٫۰۵)^۱ = ۱۰۵ هزار
- سال سوم: ۱۰۰ هزار × (۱٫۰۵)^۲ = ۱۱۰٫۲۵۰ هزار
شاخص افزایش باعث می‌شود توان درست انتخاب شود. مهم‌ترین مزیت آن است که اثر ترکیبی (مرکب) بدون دخالت دستی خودش جلو می‌رود.
گام ششم: جمع‌بندی و اتصال به مدل
بعد از این‌که قسمت پیچیده تمام شد، بخش آسان می‌آید: فرمول را به راست و پایین بکشید، جمع کل را بگیرید و در صورت نیاز جمع به تفکیک واحد بسازید. بعد جمع کل را به ردیف «حقوق و دستمزد» مدل عملیاتی وصل کنید. برای وصل، می‌توانید از INDEX و MATCH یا هر تابع جست‌وجوی دلخواه استفاده کنید.
اصل مهم مدل‌سازی: برگه‌های پشتیبان جزئی بسازید، خلاصه کنید و فقط جمع‌ها را به سه صورت مالی وصل کنید. برای مرور این اصل، اصول و بهترین روش‌های مدل مالی را بخوانید.
مزیت بزرگ: به‌روزرسانی ماهانه
وقتی ساختار درست باشد، هر ماه کار شما ساده است:
- فهرست پرسنل را تازه کنید و استخدام‌های جدید را وارد کنید (اغلب کد کارمندی دارند و جست‌وجو را آسان می‌کند).
- برنامه‌ی استخدام را با مدیر مالی مرور و اصلاح کنید.
همه‌چیز از یک جای مرکزی کنترل می‌شود. مقایسه‌ی با برنامه‌ی کارکنان در مدل مالی نشان می‌دهد چطور کنترل‌های تکمیلی هم به این برگه اضافه می‌شود.
پرسش‌های متداول
آیا باید هر نفر را جدا مدل کنم؟
برای شرکت‌های کوچک و متوسط بله؛ برای شرکت‌های بزرگ‌تر بر اساس واحد یا منطقه کار می‌کنند.
نرخ افزایش را از کجا بیاورم؟
از سیاست جبران خدمت شرکت یا درخواست مدیر مالی؛ آن را به‌عنوان ورودی جداگانه در برگه‌ی فرض‌ها نگه دارید.
کارمندان آینده را چطور وارد کنم؟
با ردیف‌های جانگهدار که تاریخ شروع و حقوق فرضی دارند.
چرا فرمول را اول بدون افزایش می‌سازیم؟
چون ساخت قدم‌به‌قدم خطا را کم می‌کند و اگر مشکلی پیش آمد، راحت‌تر پیدا می‌شود.
جمع‌بندی
برنامه‌ی کارکنان در شش گام ساخته می‌شود: چیدمان فهرست پرسنل، پاک‌سازی قالب، شاخص افزایش، حقوق پایه با شرط تاریخ، افزودن افزایش مرکب و در پایان جمع‌بندی و اتصال به مدل. نتیجه یک برگه‌ی قابل‌به‌روزرسانی است که هر ماه با تازه‌کردن فهرست پرسنل و بازنگری برنامه‌ی استخدام، دقیق می‌ماند.