فرمول‌های اکسل در مدل مالی اغلب بیش از حد لازم پیچیده می‌شوند. بسیاری از مدل‌سازها فکر می‌کنند هر چه فرمول‌ها پیشرفته‌تر باشد، مدل حرفه‌ای‌تر است؛ در حالی که تجربه نشان می‌دهد برای کار روزمره یک مجموعه‌ی کوچک کافی است. این یادداشت می‌گوید کدام فرمول‌ها واقعاً لازم‌اند، کجا به کار می‌آیند و چرا سادگی در مدل مالی یک مزیت است، نه ضعف.
سه فرمول پیشرفته‌ای که واقعاً لازم‌اند
اگر از یک مدل‌ساز باتجربه بپرسید چند فرمول پیشرفته در کار روزمره‌اش استفاده می‌کند، شاید جواب شما را غافلگیر کند: فقط سه تا.
- ترکیب INDEX و MATCH (یا جانشین جدیدتر آن، XLOOKUP): برای پیدا کردن یک مقدار در جدول بر اساس یک شناسه
- SUMIFS: برای جمع‌زدن مقادیر با یک یا چند شرط، مثلاً جمع هزینه‌ی یک واحد در یک ماه
- SUMPRODUCT: برای ضرب و جمع هم‌زمان آرایه‌ها، مثلاً حاصل‌ضرب تعداد در قیمت در چند سطر
نکته‌ی مهم این است که این فرمول‌ها بیشتر در برگه‌های خلاصه و داشبورد به کار می‌روند، نه در «دل» مدل که محاسبه‌های اصلی انجام می‌شود. جایی که اعداد باید خوانا و قابل ردیابی باشند، فرمول‌های ساده بهتر عمل می‌کنند.
بقیه‌ی مدل با چه چیزی ساخته می‌شود؟
بخش اصلی مدل از ابزارهای زیر ساخته می‌شود:
- جمع (SUM) و میانگین (AVERAGE)
- پیوند مستقیم سلول‌ها با علامت مساوی
- چهار عمل اصلی: جمع، تفریق، تقسیم و ضرب
همین‌ها حدود نود و پنج درصد کار مدل‌سازی را می‌پوشانند. گاهی لازم می‌شود فرمول‌های خاص‌تری مثل نرخ بازده داخلی (IRR) یا توابع آرایه‌ی پویا را به کار ببرید، یا چند تابع ساده را ترکیب کنید تا نتیجه‌ای به دست آید. اما این لحظه‌ها نادرند، مخصوصاً در مدل‌های عملیاتی معمولی واحد برنامه‌ریزی و تحلیل مالی.
چرا ساده‌تر بهتر است؟
اول، ردیابی‌پذیری. مدلی که با عملگرهای ساده ساخته شده، با چند کلیک قابل بازبینی است. هر کسی، حتی کسی که مدل را نساخته، می‌تواند منطق را دنبال کند.
دوم، کاهش خطا. هر فرمول تودرتو یک نقطه‌ی احتمالی خطاست. وقتی خطایی رخ می‌دهد، پیدا کردنش در فرمولی با پنج تابع تودرتو بسیار سخت‌تر از یک جمع ساده است. برای بررسی خطا در مدل، می‌توانید به اصول و بهترین روش‌های مدل مالی سر بزنید.
سوم، تحویل به دیگران. مدل‌ها معمولاً دست‌به‌دست می‌شوند. اگر فرمول‌ها ساده باشند، جانشین شما بدون نیاز به راهنما کار را ادامه می‌دهد.
چهارم، سرعت. فرمول‌های ساده سریع نوشته می‌شوند و کم کند می‌شوند.
قاعده‌ی کلی: کسب‌وکار فایل را پیچیده می‌کند، شما نه
یک جمله‌ی مفید برای یادآوری: کسب‌وکار همیشه فایل را پیچیده می‌کند؛ اجازه ندهید فایل کسب‌وکار را پیچیده کند. یعنی پیچیدگی تنها وقتی وارد مدل شود که واقعاً لازم است. سه اصل عملی از آن می‌آید:
- جایی که می‌شود ساده نوشت، ساده بنویسید تا مدل برای کاربر قابل‌فهم باشد.
- ساختار پشت‌صحنه را مقیاس‌پذیر کنید تا هنگام اضافه‌شدن ردیف یا ماه جدید، خطا به وجود نیاید.
- تنها وقتی پیچیده‌اش کنید که چاره‌ای نیست، و آن‌گاه توضیح بگذارید.
برای دیدن نمونه‌ای از ساختار ساده و قابل‌توسعه، یادداشت ساختار اصلی و چیدمان مدل مالی را ببینید.
یک مثال کوچک
فرض کنید فروش ماهانه‌ی سه محصول و قیمت هر محصول را دارید و می‌خواهید درآمد کل را حساب کنید. ممکن است وسوسه شوید یک فرمول آرایه‌ی پیچیده بنویسید. اما در دل مدل ساده‌تر است که برای هر محصول یک ردیف درآمد داشته باشید که از ضرب تعداد در قیمت به دست می‌آید و بعد با SUM جمع شوند. فقط در برگه‌ی خلاصه، اگر لازم شد، از SUMPRODUCT یا SUMIFS برای تجمیع استفاده کنید. نتیجه: هر عدد قابل ردیابی و خلاصه هم فشرده.
پرسش‌های متداول
آیا باید XLOOKUP را جایگزین INDEX و MATCH کنم؟
XLOOKUP خواناتر است و اگر نسخه‌ی اکسل شما پشتیبانی می‌کند، انتخاب خوبی است. با این حال INDEX و MATCH در همه‌ی نسخه‌ها کار می‌کنند؛ اگر فایل را برای دیگران می‌فرستید، سازگاری را در نظر بگیرید.
پس یادگیری فرمول‌های پیشرفته بی‌فایده است؟
نه. دانستن آن‌ها مفید است، اما استفاده‌ی مداوم از آن‌ها در دل مدل ضرورتی ندارد. ابزار را بشناسید، ولی فقط وقتی لازم است به کار ببرید.
بهترین راه کنترل مدل ساده چیست؟
کنترل‌های سر‌جمع، مقایسه‌ی نتیجه با روش دوم و بررسی چند سلول منتخب تا مبدأ. این بررسی‌ها در مدل ساده بسیار سریع‌تر انجام می‌شود.
اگر مدیر مالی فرمول پیچیده بخواهد چه کنم؟
دلیل نیاز را بپرسید. معمولاً با چند ردیف کمکی و فرمول‌های ساده می‌توان همان نتیجه را شفاف‌تر گرفت.
جمع‌بندی
در مدل‌سازی مالی روزمره، سه فرمول پیشرفته، یعنی INDEX و MATCH، SUMIFS و SUMPRODUCT، به‌علاوه‌ی عملگرهای پایه کافی است. این فرمول‌های پیشرفته بیشتر در برگه‌های خلاصه می‌نشینند و محاسبه‌های اصلی با عملگرهای ساده انجام می‌شود. مدل ساده‌تر کم‌خطاتر، قابل‌ردیابی‌تر و راحت‌تر قابل تحویل است. پیچیدگی را برای زمانی نگه دارید که کسب‌وکار واقعاً آن را بخواهد.