وصول مطالبات سریع‌تر؛ ۱۲ روش عملی برای بهبود نقدینگی
وصول مطالبات یکی از اهرم‌های اصلی نقدینگی است. کسب‌وکاری که کارش را انجام داده اما پولش را دیر می‌گیرد، در واقع بدون بهره به مشتریانش وام می‌دهد. در این مطلب ۱۲ روش عملی برای سریع‌تر کردن وصول مطالبات و دو شاخص برای سنجش اثر آن‌ها را مرور می‌کنیم.
چرا سرعت وصول مطالبات مهم است؟
وقتی برای نخستین‌بار یک کسب‌وکار را بررسی می‌کنید، جریان نقد از اولین چیزهایی است که باید نگاه کنید و در دل آن، نحوه‌ی وصول مطالبات چند چیز را آشکار می‌کند.
- کیفیت فرایندها: شرکتی که مطالباتش را منظم پیگیری می‌کند، معمولاً در بقیه‌ی بخش‌ها هم نظم دارد.
- سرعت رشد: وصول کند یعنی سرمایه در گردش در دست مشتری گیر کرده و کمتر می‌توان آن را صرف رشد کرد.
- بهینه بودن سود: پولی که دیر می‌رسد هزینه دارد؛ یا بهره‌ی تسهیلات می‌پردازید یا فرصت سرمایه‌گذاری را از دست می‌دهید.
راه حل، یک تغییر بزرگ نیست؛ مجموعه‌ای از عادت‌های کوچک است که در ادامه می‌بینید. برای درک بهتر جایگاه این موضوع در چرخه‌ی سرمایه در گردش، می‌توانید محاسبه‌ی DSO در مدل مالی را هم بخوانید.
پایه‌ها: قرارداد، صدور سریع و صدور دقیق
۱. قرارداد داشته باشید. پیش از شروع کار از اعتبار مشتری مطمئن شوید، سابقه بخواهید و حتماً مستندات مکتوب داشته باشید. اگر قرارداد رسمی مناسب نیست، دست‌کم این سه مورد باید نوشته شود:
- چه کاری انجام می‌شود،
- پول چگونه پرداخت می‌شود،
- در چه مهلتی پرداخت می‌شود.
قرارداد یک مزیت پنهان هم دارد: هنگام پیگیری می‌توانید به‌جای فشار شخصی، به «شرایط قرارداد» ارجاع دهید و رابطه خراب نمی‌شود.
۲. فاکتور را سریع صادر کنید. هر روز تأخیر در صدور فاکتور یعنی یک روز دیرتر رسیدن پول و احتمال بیشتر پاسخ دیرهنگام مشتری. وقتی فاکتور چند هفته بعد برسد، طرف مقابل جزئیات کار را فراموش کرده و آن را «بعداً» می‌گذارد؛ و این «بعداً» اغلب هیچ‌وقت نمی‌رسد. در شرکت‌هایی که بلافاصله پس از اتمام کار فاکتور می‌دهند، مشتری بارها همان لحظه تأیید و پرداخت می‌کند.
۳. فاکتور دقیق صادر کنید. فاکتور اشتباه اعتماد را کم می‌کند و بار مکاتبات را بالا می‌برد. تردید مشتری در تأیید فاکتور، احتمال پرداخت دیرهنگام را به‌شدت زیاد می‌کند. سرعت و دقت ظاهراً با هم تضاد دارند، اما یک الگوی ساده هر دو را تأمین می‌کند:
- مسئول انجام کار اعلام می‌کند کار تمام شده است،
- حسابداری فاکتور را از نظر دقت و انطباق با قرارداد بررسی می‌کند،
- حسابداری فاکتور را ارسال می‌کند.
اگر یک نفر مشخص در حسابداری مسئول این مرحله باشد، فرایند سریع می‌ماند.
شرایط پرداخت را خلاقانه طراحی کنید
بیشتر کسب‌وکارها همان شرایطی را ادامه می‌دهند که روز اول انتخاب کرده‌اند. چهار گزینه‌ی زیر را بسنجید.
۴. تخفیف پرداخت زودتر. مطالبات هزینه دارد. اگر خط اعتباری یا تسهیلات بانکی دارید، هر ریال مطالبه‌ی معوق شما را مجبور به استفاده‌ی بیشتر از آن تسهیلات و پرداخت بهره می‌کند. تخفیفی که کمی کمتر از هزینه‌ی تأمین مالی شما باشد، هم مشتری را تشویق می‌کند و هم بدهی شما را کم می‌کند. البته تخفیف همگانی همیشه خوب نیست و باید موردی تصمیم گرفت.
۵. دریافت پیش‌پرداخت. وقتی زمان یا کالایی را برای مشتری رزرو می‌کنید، آن منبع را نمی‌توانید جای دیگری بفروشید. دریافت بخشی یا تمام مبلغ پیش از شروع، هزینه‌ی این رزرو را جبران می‌کند و به مشتری هم اطمینان می‌دهد که در اولویت است. در خدمات مشاوره‌ای که قبول یک کار یعنی رد کار دیگر، این روش بسیار کارآمد است.
۶. پرداخت را آسان کنید. هنوز کسب‌وکارهای زیادی فقط یک روش پرداخت می‌پذیرند و همین چرخه‌ی دریافت را کند می‌کند. هرچه روش‌های بیشتری بپذیرید، احتمال پرداخت سریع‌تر بالاتر می‌رود. برخی سازمان‌های بزرگ فرایند تأیید فاکتور پیچیده‌ای دارند، اما پرداخت‌های متوسط را با روش‌های ساده‌تر می‌پذیرند. گفت‌وگو با طرف مقابل درباره‌ی فرایندش، هم پرداخت را سریع می‌کند هم هزینه‌ی واقعی همکاری با آن مشتری را نشان می‌دهد.
۷. جریمه‌ی دیرکرد تعیین کنید. بسیاری از شرکت‌ها قاعده دارند که جریمه‌ی دیرکرد نپردازند؛ پس همین شرط، پرداخت‌کنندگان کند را هم به پرداخت به‌موقع می‌رساند. دو نوع جریمه وجود دارد:
| نوع | هدف | نکته |
|---|---|---|
| تنبیهی | ایجاد انگیزه‌ی قوی برای پرداخت | ممکن است به رابطه آسیب بزند |
| هزینه‌ی سرمایه | جبران هزینه‌ی تأمین مالی دوره‌ی تأخیر | حداقل بخشی از زیان را جبران می‌کند |
یک روال مدون برای پیگیری بسازید
بسیاری از کسب‌وکارها هیچ فرایندی برای وصول ندارند و بعد تعجب می‌کنند که پولشان نمی‌رسد.
۸. روال وصول بنویسید. اگر گزارش سنی مطالبات را ماهی یک‌بار یا کمتر می‌بینید، همیشه در وصول مشکل خواهید داشت. پیشنهاد این است که:
- بدهی‌های معوق را هفتگی مرور کنید،
- برای ۷، ۱۴ و ۲۱ روز پس از سررسید مراحل مشخص تماس تعریف کنید،
- برای ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روز مراحل ارتقا (تشدید) در نظر بگیرید.
نمونه‌ای از این روال:
- روز ۷ پس از سررسید: ایمیل به حسابداری مشتری،
- روز ۱۴: اطلاع به مدیر پروژه و ایمیل دوباره،
- روز ۲۱: تماس مدیر پروژه با مخاطب خود در سمت مشتری،
- روز ۳۰: اطلاع به مدیران ارشد داخلی و تلاش برای ارتقای موضوع در سازمان مشتری،
- روز ۹۰: ارسال اظهارنامه‌ی حقوقی.
تأخیر در پرداخت می‌تواند نشانه‌ی مشکل نقدینگی، تغییر کارکنان یا تغییر سیاست مشتری باشد؛ بنابراین هرچه زودتر اقدام کنید، شانس وصول بیشتر است.
۹. فرایند را خودکار کنید. ابزارهای مناسب، یادآوری و پیگیری را ساده می‌کنند. خودکارسازی کمتر شخصی به نظر می‌رسد و به همین دلیل می‌توانید پیگیری‌های بیشتری داشته باشید؛ مشتری هم راه توقف آن‌ها را می‌داند: پرداخت. خودکارسازی خطای انسانی را کم می‌کند و روال را بی‌استثنا اجرا می‌کند. اما لمس انسانی را کنار نگذارید؛ پیام شخصی اثر متفاوتی دارد.
راهکارهای خلاقانه‌تر
۱۰. طرح اقساطی. در نگاه اول اقساط با وصول سریع نمی‌خواند، اما یک عنصر کلیدی دارد: تعهد. معمولاً روش پرداخت ثبت و زمان‌بندی می‌شود و احتمال بازپرداخت بالا می‌رود. حتی اگر مشتری همه‌ی مبلغ را نپردازد، احتمالاً چیزی (مثلاً پیش‌پرداخت) داده است و کمی پول بهتر از هیچ است.
۱۱. صورت‌حساب مرحله‌ای. به‌جای صبر تا پایان پروژه، نقاط عطف یا دوره‌های ثابت صدور فاکتور تعریف کنید. اگر هفتگی فاکتور می‌دهید، مشتری فاکتور را کمی بعد از انجام کار می‌بیند و جزئیات را به یاد دارد. این روش جریان نقد را هم منظم‌تر می‌کند.
۱۲. با مشتری ناخوش‌حساب خداحافظی کنید. برخی مشتریان ارزش درآمدشان را ندارند. تأخیر مزمن اغلب نشانه‌ی مشکلات بزرگ‌تر است؛ قطع همکاری زودهنگام می‌تواند جلوی دردسر بعدی را بگیرد و شما را فارغ می‌کند تا به مشتریان خوب بهتر خدمت کنید. در نهایت از حاشیه‌ی سود و آرامش خود محافظت کرده‌اید.
برای مقایسه‌ی راه‌حل‌های تأمین مالی مطالبات، فکتورینگ فاکتور چیست؟ هم مرور مفیدی است.
چطور بفهمیم روش‌ها جواب داده‌اند؟
بدون اندازه‌گیری نمی‌توان فهمید کدام تغییر اثر داشته است. دو شاخص را پیگیری کنید.
میانگین مانده‌ی مطالبات: میانگین مانده در یک بازه. آن را متناسب با ریتم کسب‌وکار (هفتگی، ماهانه یا بعد از هر دور فاکتورینگ) ثبت کنید. گزارش سنی مطالبات را با برنامه‌ی ثابت بگیرید و روند سطل‌های «بیش از ۶۰ روز» و «بیش از ۹۰ روز» را ببینید. دلیل هر مورد را هم یادداشت کنید تا الگوها پیدا شود.
میانگین روزهای وصول: اگر مشتری معمولاً ظرف ۲۰ روز می‌پردازد و ناگهان به ۴۰ روز رسیده، چیزی تغییر کرده است. در سطح شرکت، دو فرمول این‌هاست:
- گردش مطالبات = فروش اعتباری ÷ میانگین مطالبات
- میانگین روزهای وصول = ۳۶۵ ÷ گردش مطالبات
مثال عددی: فرض کنید فروش اعتباری سالانه ۱٬۲۰۰٬۰۰۰ و میانگین مطالبات ۲۰۰٬۰۰۰ باشد. گردش مطالبات ۶ بار در سال و میانگین روزهای وصول حدود ۶۱ روز می‌شود. اگر با اجرای روال‌های بالا میانگین مطالبات به ۱۵۰٬۰۰۰ برسد، گردش ۸ بار و دوره‌ی وصول حدود ۴۶ روز خواهد شد. عدد «خوب» به صنعت بستگی دارد؛ مهم روند است.
پرسش‌های متداول
آیا همه‌ی ۱۲ روش را باید هم‌زمان اجرا کنم؟ خیر. اگر وضعیت اضطراری نیست، هر بار یک تغییر اعمال کنید تا اثر هر کدام مشخص شود و بتوانید روش مؤثر را قوی‌تر کنید.
تخفیف پرداخت زودتر همیشه به صرفه است؟ نه. تخفیف باید کمتر از هزینه‌ی تأمین مالی شما باشد و بهتر است موردی، نه همگانی، ارائه شود.
جریمه‌ی دیرکرد به رابطه با مشتری آسیب می‌زند؟ جریمه‌ی تنبیهی ممکن است. جریمه‌ای که فقط هزینه‌ی تأمین مالی تأخیر را جبران می‌کند، معمولاً قابل‌دفاع‌تر است.
هر چند وقت یک‌بار باید گزارش سنی مطالبات را مرور کرد؟ حداقل هفتگی. مرور ماهانه یا کمتر معمولاً برای واکنش به‌موقع دیر است.
جمع‌بندی
وصول سریع مطالبات با یک راه‌حل جادویی حاصل نمی‌شود؛ ترکیبی از قرارداد روشن، صدور سریع و دقیق فاکتور، شرایط پرداخت هوشمند، روال پیگیری مکتوب و اندازه‌گیری منظم است. با پیگیری میانگین مانده‌ی مطالبات و میانگین روزهای وصول، مسیر بهبود را می‌بینید. پیشنهاد عملی: امروز گزارش سنی مطالباتتان را باز کنید و یک گام از این فهرست را انتخاب کنید. برای دیدن اشتباه‌های مرتبط، چرا شرکت سودده نقدینگی ندارد؟ را هم بخوانید.