نرم‌افزار برنامه‌ریزی FP&A؛ شش دسته بر پایه‌ی اتکا به اکسل
وقتی تیم مالی از اکسل خسته می‌شود، سراغ نرم‌افزار برنامه‌ریزی FP&A می‌رود و با ده‌ها گزینه روبه‌رو می‌شود که همه ادعای مشابه دارند. راه ساده‌تر این است که ابزارها را به‌جای فهرست امکانات، بر اساس یک پرسش دسته‌بندی کنید: این نرم‌افزار تا چه حد به صفحه‌گسترده وابسته است؟ این نگاه، تصمیم خرید را روشن‌تر می‌کند.
چرا دسته‌بندی بر اساس ارتباط با اکسل؟
اکسل و گوگل‌شیت هنوز موتور محاسبه‌ی بیشتر تیم‌های مالی است. مدل‌ها، فرمول‌ها و عادت‌های کاری روی آن ساخته شده‌اند. بنابراین مهم‌ترین پرسش هنگام انتخاب نرم‌افزار این است که شما را به کدام سمت می‌برد: ادامه‌ی کار با اکسل در محیطی مدیریت‌شده، یا گذار کامل به سامانه‌ای تازه.
دسته‌بندی در دو محور مفید است:
- اندازه‌ی بازار هدف: کوچک، متوسط یا سازمانی. بسیاری از ابزارها بیش از یک اندازه را پوشش می‌دهند، ولی هر کدام بازار اصلی دارند.
- نوع محصول: از نزدیک‌ترین به صفحه‌گسترده تا دورترین از آن، در شش دسته.
برای نگاه به نقش خود تیم، تیم FP&A چه می‌کند را ببینید.
شش دسته‌ی نرم‌افزار برنامه‌ریزی
دسته‌ی اول: بومی صفحه‌گسترده
این ابزارها برنامه‌ی تحت وبی هستند که محاسبه را همچنان به صفحه‌گسترده می‌سپارند. بدون اکسل یا گوگل‌شیت، خودشان کار نمی‌کنند. مزیت: تحلیلگر در محیط آشنا می‌ماند و نرم‌افزار کارهایی مثل یکپارچه‌سازی داده، کنترل نسخه و گردش کار را اضافه می‌کند. نمونه‌ها: Cube، Vena و Drivepoint.
دسته‌ی دوم: وب‌اپ با ارتباط زیاد با صفحه‌گسترده
یک قدم از دسته‌ی اول دورتر است. اتصال محکمی با اکسل یا گوگل‌شیت دارد اما خودش موتور محاسباتی مستقل هم دارد. نمونه‌ها: TM1، Power Excel و Aleph.
دسته‌ی سوم: وب‌اپ با ارتباط متوسط
موتور محاسبه و صفحه‌گسترده‌ی خودشان را دارند، اما کار با اکسل و گوگل‌شیت را هم ساده می‌کنند. نمونه‌ها: Adaptive، Vareto، Mosaic و Abacum.
دسته‌ی چهارم: وب‌اپ با ارتباط کم
بیشتر برای جایگزینی صفحه‌گسترده طراحی شده و فقط یکپارچگی ساده‌ای با آن دارد. نمونه‌ها: Forecastr و Runway.
دسته‌ی پنجم: جایگزین کامل صفحه‌گسترده
هدف این ابزارها این است که اکسل را کنار بگذارید و ارتباط کمی با صفحه‌گسترده‌های سنتی دارند. نمونه‌ها: Anaplan، Pigment، Farseer و Drivetrain. معمولاً قدرت و ساختار بیشتری می‌دهند، اما گذار به آن‌ها پرهزینه‌تر است.
دسته‌ی ششم: برنامه‌ریزی روی ابزار هوش تجاری
این‌ها روی ابزارهای تحلیل داده مثل Qlik یا Power BI ساخته شده‌اند. اگر سازمان قبلاً روی یکی از این پلتفرم‌ها سرمایه‌گذاری کرده، این گروه می‌تواند منطقی باشد. نمونه‌ها: Lumel، Acterys، Aimplan، Fiplana و Power On.
چگونه انتخاب کنیم؟
انتخاب درست از مقایسه‌ی فهرست امکانات شروع نمی‌شود، از شناخت وضعیت خودتان شروع می‌شود. تیمی که مدل‌های اکسلی پخته دارد و فقط از آشفتگی نسخه‌ها و جمع‌آوری دستی داده رنج می‌برد، نیازش با تیمی که می‌خواهد کل فرایند بودجه را در یک سامانه‌ی متمرکز اجرا کند فرق دارد. به همین دلیل دسته‌ی مناسب را اول تعیین کنید و بعد دو یا سه ابزار از همان دسته را به‌طور جدی آزمایش کنید.
جدول زیر یک راهنمای ساده است:
| وضعیت شما | دسته‌ی محتمل |
|---|---|
| تیم کوچک، مدل‌های اکسلی قوی، نیاز به همکاری و یکپارچگی | بومی صفحه‌گسترده یا ارتباط زیاد |
| می‌خواهید تدریجی جلو بروید | ارتباط متوسط |
| می‌خواهید اکسل را کنار بگذارید | ارتباط کم یا جایگزین کامل |
| سازمان از قبل روی ابزار هوش تجاری سرمایه‌گذاری کرده | برنامه‌ریزی روی ابزار هوش تجاری |
پیش از هر خرید این پرسش‌ها را بپرسید:
- حجم داده و تعداد کاربران همزمان چقدر است؟
- تیم تا چه حد می‌تواند راه‌حل را خودش نگه دارد؟
- هزینه‌ی کل (لایسنس، پیاده‌سازی، آموزش) چقدر است؟
- آیا به داده‌ی لحظه‌ای نیاز دارید؟
یک نکته‌ی عملی دیگر: پیش از امضای قرارداد، یک سناریوی واقعی تیم، مثل به‌روزرسانی پیش‌بینی ماهانه، را روی داده‌ی خودتان اجرا کنید. اگر زمان کار نسبت به وضع فعلی کم نشد، هزینه‌ی ابزار توجیه ندارد.
بعد از انتخاب هم، پذیرش در سازمان اهمیت دارد؛ پذیرش نرم‌افزار مالی جدید را بخوانید. برای مقایسه‌ی نقش دو ابزار پرکاربرد، اکسل یا Power BI مفید است.
اندازه‌ی شرکت چه نقشی دارد؟
شرکت کوچک معمولاً با ابزار سبک و سریع‌به‌راه شروع می‌کند، چون زمان و بودجه‌ی پیاده‌سازی محدود است. شرکت متوسط به کنترل بیشتر روی نسخه‌ها، فرض‌ها و گردش کار تأیید نیاز دارد. سازمان‌های بزرگ با ده‌ها واحد و مدل‌های پیچیده ساختار، امنیت و دسترسی‌های دقیق را می‌خواهند و حاضرند برای آن زمان بیشتری صرف پیاده‌سازی کنند. بسیاری از ابزارها بیش از یک اندازه را پوشش می‌دهند، پس بازار اصلی هر ابزار را از فروشنده بپرسید و با نمونه‌ی مشتری هم‌اندازه‌ی خودتان مقایسه کنید.
پرسش‌های متداول
آیا باید حتماً اکسل را کنار بگذاریم؟
لازم نیست. بسیاری از تیم‌ها با ابزارهای مبتنی بر صفحه‌گسترده نتیجه‌ی خوبی می‌گیرند. تصمیم به حجم داده، تعداد کاربران و مهارت تیم بستگی دارد.
بزرگ‌ترین خطر در انتخاب چیست؟
مقایسه‌ی ابزارها فقط بر اساس امکانات. بدون پرسیدن اینکه کار روزانه‌ی تیم چگونه تغییر می‌کند، پیاده‌سازی شکست می‌خورد.
یک ابزار واحد بهتر است یا چند ابزار تخصصی؟
هر دو ممکن است. ابزار واحد هماهنگی را ساده می‌کند و چند ابزار تخصصی عمق بیشتری می‌دهد. بر اساس اولویت‌ها تصمیم بگیرید.
چه زمانی خرید نرم‌افزار زود است؟
وقتی فرایندها هنوز روی کاغذ هم روشن نیست. ابتدا فرایند را درست کنید و بعد ابزار بخرید.
جمع‌بندی
شش دسته‌ی نرم‌افزار برنامه‌ریزی، از بومی صفحه‌گسترده تا جایگزین کامل آن، یک طیف را نشان می‌دهند. ابتدا تصمیم بگیرید چقدر می‌خواهید به اکسل وابسته بمانید، بعد اندازه‌ی سازمان و ظرفیت تیم را بسنجید و آن‌گاه سراغ مقایسه‌ی چند ابزار از همان دسته بروید.